Tên chính và tên miền của email là gì

Địa chỉ email là gì? Nhập địa chỉ email như thế nào?… Ở bài viết này, hãy cùng Download.vn tìm hiểu mọi điều bạn cần biết về địa chỉ email nhé!

Hầu hết chúng ta hiện nay đều có một địa chỉ email, phổ biến nhất là Gmail để trao đổi thông tin, liên hệ với người khác khi cần. Hơn nữa, nó còn giúp bạn đăng ký nhiều tài khoản mạng xã hội như Facebook, Instagram, Flickr…, thậm chí cả những trang mua sắm online Shopee, Lazada, Tiki… Tuy nhiên, không phải ai cũng biết hết ý nghĩa của nó. Vậy địa chỉ email là gì, ý nghĩa, cách viết nó như thế nào. Hãy cùng khám phá nhé!

Mọi điều bạn cần biết về địa chỉ email

Email hay E-mail là từ viết tắt của cụm từ electronic mail. Nếu hiểu tiếng Anh, bạn sẽ biết nó được dịch ra là hòm thư điện tử. Đúng vậy, địa chỉ email là hòm thư có chức năng gửi và nhận thư qua mạng máy tính. Sự ra đời của email mang lại rất nhiều lợi ích cho cuộc sống của con người. Nhờ nó, bạn không cần phải ra bưu điện gửi thư và đợi phản hồi lâu như trước. Giờ chỉ cần sử dụng email là bạn có thể gửi và nhận thư phản hồi tức thì ngay tại nhà.

Ý nghĩa của địa chỉ email

Để hiểu ý nghĩa của địa chỉ email, hãy cùng chúng tôi phân tích các thành phần trong email ví dụ sau: . Các nhân tố từ chung tới cụ thể và đi từ phải sang trái.

Bắt đầu từ bên phải, thành phần .vn đại diện cho tên miền cấp cao nhất. Nó cũng có thể là .com, .org, .edu hay một trong số nhiều tên miền phổ biến khác. Mỗi tên miền đại diện cho một kiểu tổ chức. Dưới đây là những tên miền cấp cao thường được dùng:

• .com thường được sử dụng trong doanh nghiệp.
• .org thường được dùng bởi các tổ chức phi lợi nhuận.
• .edu thường được dùng bởi tổ chức giáo dục.
• .net thường được dùng bởi nhà cung cấp mạng.
• .gov thường được dùng bởi cơ quan chính phủ.

Di chuyển sang bên trái, thành phần meta là tên cụ thể của tổ chức. Nó cũng có thể là google.com, download.vn, download.com hay gamevui.vn. Kết hợp tên công ty & tên miền cũng là địa chỉ được nhập vào một trình duyệt để truy cập web của công ty đó. Nói cách khác, tên web và địa chỉ email dùng chung một tên miền sẽ được kết nối với nhau.

Tới phần bên trái, biểu tượng @ là phần kết nối giữa tên miền và người ở tổ chức đang dùng địa chỉ email này. Username ở đây có thể là Lan, Lê, Na… Ví dụ, khi có một email gửi tới địa chỉ , nghĩa là thư đó được gửi cho Na ở công ty META. Thế nhưng, máy tính cần một cách đơn giản hơn để hiểu thông tin đó, vì thế, địa chỉ email dùng cú pháp .

Lợi ích khi dùng địa chỉ email

• Công cụ hỗ trợ tăng năng suất công việc: Email thường được đính kèm lịch, danh bạ, nhắn tin trực tiếp và nhiều hơn thế nữa nhằm mang tới sự tiện lợi và đảm bảo năng suất lao động cho người dùng.
• Truy cập các dịch vụ web: Nếu muốn đăng ký một tài khoản, chẳng hạn như Facebook hay đặt sản phẩm từ các dịch vụ như Amazon, bạn cần một địa chỉ email để được xác thực thông tin và liên hệ dịch vụ an toàn.
• Dễ dàng quản lý hòm thư điện tử: Dịch vụ email cung cấp các công cụ cho phép bạn tạo file, gắn nhãn, phân cấp ưu tiên, tìm kiếm, nhóm và lọc email để bạn dễ dàng quản lý chúng. Thậm chí, bạn còn có thể kiểm soát email rác.
• Riêng tư: Đảm bảo sự riêng tư và bảo mật cho tài khoản email bằng mật khẩu.
• Giao tiếp với nhiều người: Bạn có thể gửi email tới nhiều người cùng lúc, cung cấp cho họ lựa chọn bao gồm một hay nhiều người mà bạn muốn trong một cuộc thảo luận.
• Truy cập email bất cứ lúc nào: Chỉ cần kết nối Internet ổn định, bạn có thể kiểm tra, gửi email trên mọi thiết bị từ máy tính tới smartphone.

Định dạng chính xác của địa chỉ email là gì?

Định dạng chuẩn của một email như sau: . Chỉ những ký tự cụ thể (phần lớn là chữ cái, số và một số dấu chấm câu như dấu chấm hoặc gạch ngang) được phép dùng trong tên địa chỉ email. Tên người dùng có thể ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm tên gọi (ở ví dụ trên là Na), tên gọi.tên họ (ví dụ: Na.Nguyen) hoặc chữ cái đầu tiên, tên họ (ví dụ: NNguyen).

Lưu ý: Một địa chỉ email có thể dài tới 254 ký tự (bao gồm @ và tên miền).

Các tên trong địa chỉ email có thể viết hoa hoặc không. Dù địa chỉ email thường chứa một số chữ viết hoa. Thế nhưng thực tế, điều đó không quan trọng lắm. Ví dụ: nếu địa chỉ email của bạn là , người khác có thể gõ để gửi thư tới bạn mà không gặp vấn đề gì.

Vị trí và cách để có một địa chỉ email?

Nhận địa chỉ email từ nhà cung cấp dịch vụ Internet, công ty, trường học bạn đang hoạt động hoặc qua dịch vụ email dựa trên web như Gmail, Outlook.com, iCloud…

Để có địa chỉ email không thay đổi khi bạn đổi trường, công việc hay nhà cung cấp dịch vụ, hãy tự tạo một tên miền riêng (ví dụ: nanguyen.com) và thiết lập một địa chỉ email tùy biến (như )

Thực tế, hầu hết mọi người đều sở hữu nhiều tài khoản email để sử dụng cá nhân, cho công việc hay mục đích khác. Bằng cách này, việc giao tiếp ở mỗi lĩnh vực trong cuộc sống đều được tách riêng. Khi bạn dùng nhiều tài khoản email, hãy kiểm tra tất cả để đảm bảo không bỏ lỡ thông tin quan trọng nào. Những client desktop như Outlook có thể được kết nối với nhiều tài khoản vì thế, bạn chỉ cần tìm chúng ở một nơi duy nhất.

Nhà cung cấp địa chỉ mail phổ biến

Trước đây, mọi người thường nhận tài khoản email từ các công ty cung cấp truy cập Internet. Ví dụ, nếu AOL cung cấp kết nối mạng cho bạn, bạn sẽ có một địa chỉ email AOL. Dù hiện các nhà mạng vẫn cung cấp địa chỉ email, ngày nay, mọi người thích dùng dịch vụ email dựa trên web miễn phí hay webmail hơn bởi ai cũng có thể đăng ký tài khoản.

Hiện có 3 nhà cung cấp webmail hàng đầu hiện nay là Gmail của Google, Outlook.com (tên cũ: Hotmail) của Microsoft và Yahoo!. Chúng phổ biến bởi cho phép bạn truy cập tài khoản email ở khắp mọi nơi có kết nối Internet. Bạn cũng có thể ghé thăm webmail trên thiết bị mobile.

Ngoài ra, nhiều người cũng có địa chỉ email do công ty, trường học hoặc tổ chức cung cấp để dùng nội bộ. Nhiều tên miền webmail kết thúc bằng một hậu tố khác .com. Tùy thuộc vào tổ chức, tên miền của nhà cung cấp có thể kết thúc bằng .gov (web chính phủ), .edu (web trường học), .mil (web quân đội) hoặc .org (web tổ chức phi lợi nhuận)...

Địa chỉ email dùng một lần là gì?

Mặc dù địa chỉ email là cách giao tiếp thuận tiện với mọi người bạn muốn liên hệ, nhưng đây cũng là nơi bạn gặp phải những người không bao giờ muốn giao tiếp như tin tặc, kẻ lừa đảo, tiếp thị sản phẩm… Bất cứ khi nào bạn cung cấp địa chỉ email, bạn đều có nguy cơ nhận được thư không mong muốn. Đó là do các công ty thu thập email để thực hiện giao dịch với bạn thường trao nó cho các tổ chức tiếp thị, quảng cáo khác.

Để đăng ký cửa hàng, dịch vụ hay nhận tin online mà không phải cung cấp địa chỉ thực, thay vào đó, hãy dùng địa chỉ email dùng một lần. Địa chỉ tạm thời này sẽ chuyển tiếp toàn bộ tin nhắn tới địa chỉ chính của bạn. Khi nhận được thư rác ở địa chỉ này, bạn thoải mái vô hiệu hóa nó mà không lo ảnh hưởng tới địa chỉ email chính.

Chính sách bảo mật email là gì?

Chính sách bảo mật email là một loạt các thủ tục điều chỉnh việc sử dụng email trong một mạng hoặc cơ sở nhất định. Nó nêu chi tiết cách một kiểu người dùng tương tác với thư được gửi và nhận qua email.

Sắp xếp email luôn gọn gàng và bảo mật sẽ tăng hiệu quả công việc của bạn. Mục tiêu của chính sách bảo mật email là bảo vệ an toàn thông tin trước các truy cập bất hợp pháp.

Tội phạm mạng ngày nay không hiếm. Chúng luôn lợi dụng những kẽ hở trong chính sách bảo mật để tấn công người dùng hoặc tổ chức. Nếu nắm được thông tin nhạy cảm của bạn, chúng thường sẽ đe dọa hoặc đồi tiền chuộc từ bạn. Vậy phải làm gì để tránh điều đó? Đây là công việc của chính sách bảo mật email.

Cách thiết lập server email bảo mật riêng

Thiết lập server email riêng tư không khó, bạn chỉ cần làm theo đúng các bước dưới dây. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu, đảm bảo bạn đã có đủ tất cả những điều kiện cần thiết để thiết lập server, bao gồm:

• Một máy tính riêng với dung lượng ổ cứng đủ lớn để có thể hoạt động như một server email và lưu toàn bộ hòm thư điện tử.
• Một tên miền cho server email riêng tư.
• Kết nối Internet ổn định và tốt.
• Một dịch vụ email server phù hợp, lý tưởng nên có tính năng lọc spam, chống virus.

Bạn chỉ cần trải qua 2 bước thiết lập email server:

1. Tải và cài đặt email server.
2. Thiết lập hMailServer theo hướng dẫn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể kích hoạt và tùy biến các tính năng như bảo vệ máy tính, diệt virus, chống spam… ở trên thanh điều hướng.

Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn!

Cập nhật: 22/02/2022

Email theo tên miền riêng là thuật ngữ quen thuộc trong thành lập doanh nghiệp hoặc trong các công ty lớn, có uy tín. Khi bạn nói doanh nghiệp của bạn có hệ thống email tên miền riêng, thì các khách hàng hoặc đối tác sẽ ngầm đánh giá công ty hay doanh nghiệp của bạn là một đơn vị hoạt động chuyên nghiệp, bài bản, có hệ thống. Với cương vị một khách hàng hay đối tác, việc nhận được email từ địa chỉ email riêng của doanh nghiệp sẽ khiến họ cảm thấy tin tưởng, thiện cảm hơn so với khi nhận được email từ một cá nhân sử dụng các địa chỉ email miễn phí hoặc có đuôi là các tên miền của đơn vị cung cấp dịch vụ email.

Như vậy, có thể hiểu email theo tên miền riêng chính là loại email mà hậu tố của nó là địa chỉ website của một doanh nghiệp. Nếu bạn thấy các dịch vụ cung cấp email theo tên miền hiện nay thì đó chính là dịch vụ cài đặt Email cho tên miền riêng của bạn.

Với email tên miền riêng, các công ty hay doanh nghiệp sẽ có một hệ thống quản lý tập trung các email nhân viên, đồng thời có thể phân bổ email cho các phòng ban nhằm tạo sự thống nhất và dễ dàng trong việc thực hiện các giao dịch, hợp tác.

Vai trò của email theo tên miền riêng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Như đã đề cập ở trên, email theo tên miền giúp doanh nghiệp, đơn vị có thể tương tác và kết nối với các khách hàng, đối tác của họ một cách dễ dàng, chuyên nghiệp hơn. Các vai trò của hệ thống email theo tên miền riêng trong hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp có thể liệt kê cụ thể như sau:

• Thể hiện phong cách chuyên nghiệp: Một hệ thống email thống nhất, có cùng cấu trúc sẽ mang lại cảm giác chuyên nghiệp, nhất là khi doanh nghiệp của bạn phân công cho nhiều nhân viên, bộ phận làm việc / hợp tác / giao dịch với cùng một đối tác. Khi nhận thấy tập thể nhân viên, phòng ban của công ty này sử dụng các email giống nhau, với cùng một phong cách làm việc chuyên nghiệp, họ sẽ có thiện cảm hơn và sẽ có mong muốn hợp tác với bạn trong những lần tiếp theo.
• Khẳng định, xây dựng hình ảnh thương hiệu: Một trong các nguyên tắc xây dựng và định vị thương hiệu chính là khả năng xuất hiện thường xuyên, đúng lúc, tác động đến nhận thức khách hàng và khiến họ nhớ đến hình ảnh cũng như tên gọi của thương hiệu. Trên cơ sở đó, hệ thống email theo tên miền được xem là một phương tiện giúp bạn thực hiện điều này khá hiệu quả, khi khách hàng mở email và nhớ ngay đến tên trang web hay sản phẩm, dịch vụ mà bạn đang kinh doanh nhờ vào hậu tố tên miền ở phía sau email.
• Dễ dàng kiểm tra và quản lí: Email tên miền riêng là cách để doanh nghiệp quản lý các địa chỉ email của nhân viên trong một công ty. Hệ thống này giúp kiểm soát các thông tin nội bộ và hạn chế trường hợp giả mạo email của nhân viên để làm việc với khách hàng, đối tác.
• Hạn chế tình trạng email bị rơi vào spam: Trên thực tế các email sử dụng tên miền riêng lại được đánh giá cao và ít bị cho vào hòm thư rác của người nhận hơn các địa chỉ email miễn phí. Đó là lý do mà bạn có thể gửi thư với số lượng lớn và lượng thư vào được inbox của khách hàng cũng cao hơn.
• Email theo tên miền có nhiều tính năng hơn: Không như các email miễn phí, email theo tên miền riêng sử hữu nhiều tính năng hơn giúp bạn quản lý hệ thống, duyệt mail thậm chí có thể lên lịch công việc cho các phòng ban thông qua email riêng này.