Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lương năm 2024

Kế toán tiền lương là người đảm nhận việc hạch toán lương cho nhân viên và đảm bảo cân bằng chi phí cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương? Hãy cùng tham khảo thông tin trong bài viết sau của MISA MeInvoice.

Trước khi tìm hiểu về kế toán tiền lương, bạn có thể tìm hiểu những thông tin về kế toán để nắm tổng quan những thông tin về ngành gồm mức lương, kỹ năng cần có …

Xem thêm: Kế toán là gì? Những điều PHẢI BIẾT về ngành kế toán

1. Khái quát chung về tiền lương

Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho nhân viên khi hoàn thành công việc theo thỏa thuận. Với doanh nghiệp, tiền lương là một trong những yếu tố đầu vào của sản xuất, cấu thành nên chi phí sản xuất. Còn với nhân viên, tiền lương là thù lao, là khoản bù đắp hao phí sức lao động mà họ nhận được trong quá trình tham gia lao động.

Tiền lương bao gồm 02 loại sau:

– Tiền lương danh nghĩa: là chỉ số lượng tiền mà doanh nghiệp trả cho nhân viên, phù hợp với số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp.

– Tiền lương thực tế: là số lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà doanh nghiệp trao đổi được bằng tiền lương danh nghĩa của mình sau khi đã đóng các khoản thuế, khoản đóng góp, khoản nộp theo quy định. Do đó có thể nói rằng chỉ có tiền lương thực tế mới phản ánh chính xác mức sống thực của nhân viên trong các thời điểm.

Mối quan hệ mật thiết giữ tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế được phản ánh qua công thức:

Trong đó:

• ILTT: Chỉ số tiền lương thực tế
• ILTD: Chỉ số tiền lương danh nghĩa
• IG: Chỉ số giá cả

Như vậy, dựa trên công thức trên, chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa và tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả.

2. Cách hạch toán chi phí tiền lương

2.1 Căn cứ kế toán tính lương nhân viên

Cuối tháng, kế toán tiền lương phải tiến hành tính lương cho nhân viên căn cứ theo:

– Bảng chấm công của từng bộ phận gửi lên.

– Hợp đồng lao động của nhân viên.

– Quy chế về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp của doanh nghiệp.

2.2 Hạch toán chi phí tiền lương, tiền thưởng

Trước khi hạch toán chi phí tiền lương, kế toán phải xác định chi tiết tiền lương đó chi trả cho bộ phận nào và hạch toán theo thông tư nào để hạch toán cho chính xác các khoản mục chi phí của doanh nghiệp.

✅Tính tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên

• Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng lương và phụ cấp
• Có TK 334: Tổng lương và phụ cấp ✅Tiền thưởng trả cho nhân viên – Xác định tiền thưởng cho nhân viên được trích từ quỹ khen thưởng:
• Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả nhân viên
• Có TK 334: Tiền thưởng phải trả nhân viên

– Chi trả tiền thưởng cho nhân viên:

• Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên
• Có TK 111, 112: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên ✅Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên: – Hàng tháng, kế toán căn cứ vào kế hoạch để tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên:
• Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Số tiền lương nghỉ phép trích trước
• Có TK 335: Số tiền lương nghỉ phép trích trước

– Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên:

• Nợ TK 335: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh
• Có TK 334: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

“” là vấn đề nan giải của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các nhân viên kế toán. Làm sao để hạch toán lương theo thông tư 133 chính xác? Cách hạch toán chi phí lương theo thông tư 133 có những lưu ý gì so với Thông tư 200? Mời quý doanh nghiệp cùng theo dõi bài viết sau đây và giải đáp!

Sơ đồ hạch toán tiền lương theo thông tư 133

Cách tính tiền thưởng trả cho người lao động

1.1. Cách hạch toán tiền lương, các khoản phụ cấp cho người lao động theo Thông tư 133

Tại mục này, bộ phận kế toán tiến hành hạch toán tiền lương theo Thông tư 133 như sau:

• Nợ TK 154: Chi phí sản xuất dở dang
• Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản đang dang dở
• Nợ TK 631: Lương và các khoản phụ cấp phải trả
• Nợ TK 642: Chi phí dành cho quản lý kinh doanh
• Có TK 334: Phải trả cho người lao động

Ví dụ: Giả sử công ty XYZ có nhân viên A được trả lương hàng tháng như sau:

• Lương cơ bản: 20.000.000 VND
• Phụ cấp ăn trưa: 2.000.000 VND
• Bảo hiểm xã hội: 3.000.000 VND
• Nợ TK 154: Chi phí sản xuất dở dang
  • Giả sử công ty đã sử dụng lao động của nhân viên A trong quá trình sản xuất và có chi phí sản xuất dở dang là 5.000.000 VND.
• Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản đang dang dở
  • Công ty đang xây dựng một dự án mới và công việc của nhân viên A cũng liên quan đến dự án này. Do đó, công ty quyết định hạch toán phần chi phí xây dựng đang dang dở là 2.000.000 VND.
• Nợ TK 631: Lương và các khoản phụ cấp phải trả
  • Tổng lương và phụ cấp của nhân viên A là 25.000.000 VND (20.000.000 + 2.000.000 + 3.000.000).
• Nợ TK 642: Chi phí dành cho quản lý kinh doanh
  • Trong quá trình làm việc, nhân viên A cũng được quản lý kinh doanh, công ty quyết định hạch toán chi phí này là 1.000.000 VND.
• Có TK 334: Phải trả cho người lao động
  • Tổng số tiền công ty phải trả cho nhân viên A là 28.000.000 VND (25.000.000 + 5.000.000 + 2.000.000 + 1.000.000).

Tóm lại, sau khi hạch toán tiền lương theo Thông tư 133, công ty XYZ sẽ có các hạch toán như sau:

• Nợ TK 154: 5.000.000 VND
• Nợ TK 241: 2.000.000 VND
• Nợ TK 631: 25.000.000 VND
• Nợ TK 642: 1.000.000 VND
• Có TK 334: 28.000.000 VND

1.2. Cách hạch toán tiền thưởng trả cho người lao động

Sau khi bộ phận kế toán xác định được số tiền thưởng phải trả cho người lao động từ quỹ khen thưởng, nhân viên tiến hành hạch toán như sau:

• Nợ TK 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi cho người lao động
• Có TK 334: Phải trả cho người lao động

Ví dụ: Khi bộ phận kế toán xác định được số tiền thưởng phải trả cho người lao động từ quỹ khen thưởng với số tiền thưởng từ quỹ khen thưởng: 10.000.000 VND

Hạch toán:

• Nợ TK 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi cho người lao động
• Có TK 334: Phải trả cho người lao động

Khi doanh nghiệp tiến hành xuất quỹ để chi trả tiền thưởng cho người lao động, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
• Có các tài khoản 111, 112: Ứng với thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động

Ví dụ: Khi doanh nghiệp tiến hành xuất quỹ để chi trả tiền thưởng cho người lao động số tiền thưởng được chi trả cho nhân viên: 10.000.000 VND

Hạch toán:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
• Có các tài khoản 111, 112: Ứng với thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động

1.3. Cách hạch toán BHXH theo thông tư 133 (ốm đau, thai sản, tai nạn,…)

Doanh nghiệp cần chi trả các khoản tiền bảo hiểm bao gồm ốm đau, thai sản, tai nạn, … Kế toán cần tiến hành hạch toán như sau:

• Nợ TK 338: Khoản phải trả, phải nộp cho người khác
• Có TK 334: Phải trả cho người lao động

Ví dụ: Khi doanh nghiệp cần chi trả các khoản tiền BHXH với số tiền tổng cộng cần nộp cho BHXH: 20.000.000 VND

Hạch toán:

• Nợ TK 338: Khoản phải trả, phải nộp cho người khác
• Có TK 334: Phải trả cho người lao động

1.4. Cách hạch toán tiền lương nghỉ phép thực tế của người lao động

Khi nhân viên tham gia chế độ bảo hiểm, doanh nghiệp cần thực hiện các hồ sơ gửi lên Cơ quan BHXH nhằm chi trả cho công nhân viên. Lúc này, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ các TK 154, 642
• Nợ TK 335: Chi phí phải trả
• Có TK 334: Phải trả cho người lao động

Ví dụ: Khi nhân viên nghỉ phép và tham gia chế độ bảo hiểm. Số tiền tiền lương nghỉ phép thực tế của nhân viên: 30.000.000 VND

Hạch toán:

• Nợ TK 154: Chi phí sản xuất dở dang (số tiền lương nghỉ phép)
• Nợ TK 642: Chi phí dành cho quản lý kinh doanh
• Nợ TK 335: Chi phí phải trả (tương ứng với số tiền lương nghỉ phép)
• Có TK 334: Phải trả cho người lao động

1.5. Các hạch toán các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập người lao động

Cách tính các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập

Doanh nghiệp phải chi trả các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người lao động. Các khoản bao gồm như tiền tạm ứng chưa tiêu hết, các loại bảo hiểm như BHXH, BHYT, BHTN, tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý. Kế toán hạch toán theo Thông tư 133 như sau:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
• Có TK 141: Các khoản tạm ứng
• Có TK 338: Các khoản phải trả, phải nộp khác
• Có TK 138: Các khoản phải thu khác.

Ví dụ: Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập:

• Tiền tạm ứng chưa tiêu hết: 5.000.000 VND
• Bảo hiểm xã hội (BHXH): 2.000.000 VND
• Bảo hiểm y tế (BHYT): 1.000.000 VND
• Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): 500.000 VND
• Tiền thu bồi thường về tài sản thiếu: 3.000.000 VND

Hạch toán:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động (tổng số các khoản khấu trừ)
• Có TK 141: Các khoản tạm ứng (5.000.000 VND)
• Có TK 338: Các khoản phải trả, phải nộp khác (tổng BHXH, BHYT, BHTN: 2.000.000 + 1.000.000 + 500.000 VND)
• Có TK 138: Các khoản phải thu khác (tiền thu bồi thường về tài sản thiếu: 3.000.000 VND)

1.6. Cách hạch toán tiền thuế TNCN của người lao động

Doanh nghiệp phải nộp thuế TNCN cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp cho Nhà nước. Kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
• Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp tính và phải nộp tiền thuế TNCN cho người lao động. Số tiền thuế TNCN tính được: 15.000.000 VND

Hạch toán:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động (số tiền thuế TNCN)
• Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (15.000.000 VND)

1.7. Cách hạch toán các khoản ứng trước hoặc trả tiền lương thực tế

Khi doanh nghiệp ứng trước cho tiền công của nhân viên và người lao động, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
• Có các TK 111, 112: Ứng với thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động

Ví dụ: Khi doanh nghiệp ứng trước cho tiền công của nhân viên và người lao động. Số tiền ứng trước hoặc trả tiền lương thực tế: 30.000.000 VND

Hạch toán:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động (30.000.000 VND)
• Có các tài khoản 111, 112: Ứng với thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động (30.000.000 VND)

1.8. Cách hạch toán các khoản thanh toán

Doanh nghiệp khi thực hiện thanh toán các khoản phải trả, kế toán tiến hành hạch toán như sau:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
• Có TK 3335: Khoản đóng thuế TNCN
• Có các TK 111, 112: Ứng với thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động

Khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán các khoản phải trả:

• Số tiền thanh toán tổng cộng: 40.000.000 VND, trong đó:
  • Tiền lương và các khoản khác cho người lao động: 30.000.000 VND
  • Tiền đóng thuế thu nhập cá nhân (TNCN): 10.000.000 VND

Hạch toán:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động (30.000.000 VND)
• Có TK 3335: Khoản đóng thuế TNCN (10.000.000 VND)
• Có các tài khoản 111, 112: Ứng với thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động (30.000.000 VND)

1.9. Cách hạch toán chi phí nhân công theo thông tư 133

Cách hạch toán chi phí nhân công theo thông tư 133

Tại nhiều doanh nghiệp, chủ sở hữu lao động có thể trả lương hoặc thưởng bằng các sản phẩm, hàng hóa, kế toán thể hiện doanh thu bán hàng chưa bao gồm thuế GTGT và hạch toán:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp các dịch vụ
• Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.

Ví dụ: Khi chủ sở hữu lao động trả lương hoặc thưởng bằng sản phẩm, hàng hóa:

• Giá trị sản phẩm, hàng hóa trả cho người lao động: 50.000.000 VND
• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tương ứng: 50.000.000 VND
• Thuế GTGT phải nộp: 10% x 50.000.000 = 5.000.000 VND

Hạch toán:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động (50.000.000 VND)
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (50.000.000 VND)
• Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (5.000.000 VND)

1.10. Cách xác định và thanh toán các khoản khác cho người lao động tại doanh nghiệp

Cách xác định và thanh toán các khoản khác cho người lao động

Doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên và người lao động tại doanh nghiệp như tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại, học phí, …

Lúc này, bộ phận kế toán phải xác định được số tiền phải trả cho người lao động tại doanh nghiệp và hạch toán:

• Nợ TK 154, 631, 642, 241: Lương và các khoản phụ cấp trả cho người lao động
• Có TK 334: Phải trả cho người lao động

Ví dụ: Cách xác định và thanh toán các khoản khác cho người lao động tại doanh nghiệp:

• Tiền ăn ca: 2.000.000 VND
• Tiền nhà: 1.000.000 VND
• Tiền điện thoại: 500.000 VND
• Học phí: 1.500.000 VND

Hạch toán:

• Nợ TK 154: Lương và các khoản phụ cấp trả cho người lao động (tổng số các khoản trên: 5.000.000 VND)
• Nợ TK 631: Lương và các khoản phụ cấp phải trả (tổng số các khoản trên: 5.000.000 VND)
• Nợ TK 642: Chi phí dành cho quản lý kinh doanh (tổng số các khoản trên: 5.000.000 VND)
• Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản đang dang dở (tổng số các khoản trên: 5.000.000 VND)
• Có TK 334: Phải trả cho người lao động (tổng số các khoản trên: 5.000.000 VND)

Khi doanh nghiệp phải chi trả tiền lương và các khoản cho người lao động tại doanh nghiệp, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
• Có các TK 111, 112: Ứng với thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động

Ví dụ: Khi doanh nghiệp phải chi trả tiền lương và các khoản cho người lao động tại doanh nghiệp. Số tiền tổng cộng phải trả: 50.000.000 VND

Hạch toán:

• Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động (50.000.000 VND)
• Có các tài khoản 111, 112: Ứng với thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động (50.000.000 VND)

2. Tài khoản hạch toán tiền lương theo thông tư 133

2.1 Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương theo thông tư 133

Để hạch toán tiền lương theo thông tư 133 chúng ta cần xác định các tài khoản được sử dụng để hạch toán và quản lý các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản liên quan trong doanh nghiệp.Tài khoản sử dụng để hạch toán lương và các khoản trích theo lương theo thông tư 133 bao gồm:

• TK 334:TK 334 theo thông tư 133 dùng để theo dõi các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản tiền lương khác phải chi trả cho người lao động.
• Tài khoản hạch toán các khoản trích theo lương theo thông tư 133:
  • TK 3382: Khoản tiền kinh phí công đoàn.
  • TK 3383: Khoản tiền bảo hiểm xã hội.
  • TK 3384: Khoản tiền bảo hiểm y tế.
  • TK 3386: Khoản tiền bảo hiểm thất nghiệp (Theo thông tư 200, trước đây là TK 3389, hiện đổi sang TK 3386).

2.2 Nguyên tắc kế toán tài khoản 334 theo thông tư 133

Theo quy định hiện hành, tài khoản 334 theo thông tư 133 được sử dụng để thể hiện các khoản chi phí phải thanh toán và tình hình chi trả cho người lao động. Những vấn đề xoay quanh bao gồm tiền lương, tiền công, tiền lương thưởng, BHXH và các khoản chi trả khác thuộc về thu nhập người lao động.

Nguyên tắc kế toán tài khoản 334

2.3 Kết cấu và nội dung Tài khoản 334

Kết cấu và nội dung tài khoản 334

Nội dung tài khoản 334 thể hiện theo Thông tư 133 bao gồm:

• Bên nợ:
  • Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản chi, trả và ứng cho người lao động;
  • Các khoản chi phí đã khấu trừ vào tổng tiền lương của người lao động.
• Bên có: bao gồm các khoản tiền lương, tiền công và tiền thưởng mang tính chất lượng, các loại bảo hiểm và các khoản chi, trả và đã ứng cho người lao động.
• Số dư bên có: bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng mang tính chất lương và các khoản còn lại phải chi trả cho người lao động tại doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, tài khoản 334 có thể sẽ có số dư bên nợ. Trong trường hợp này, số dư bên nợ tài khoản 334 thể hiện rằng số tiền đã chi trả lớn hơn số tiền phải trả cho người lao động. Các chi phí chi trả bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng làm việc và các khoản thu khác.

Xem thêm: Quy trình hạch toán lương theo Thông tư 200

3. Chứng từ, hồ sơ cần chuẩn bị để hạch toán tiền lương theo thông tư 133

Để hạch toán chi phí lương theo thông tư 133 một cách chính xác, việc chuẩn bị các giấy tờ sau là không thể thiếu:

• Bảng chấm công hàng tháng hoặc phiếu xác nhận hoàn thành công việc/sản phẩm (nếu có).
• Hồ sơ tham gia bảo hiểm của nhân viên.
• Hợp đồng lao động đã ký kết giữa nhà tuyển dụng và nhân viên.
• Bảng thanh toán lương và tiền bảo hiểm.
• Bảng tính tiền tạm ứng lương (nếu có).
• Bảng khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (nếu có).
• Bảng thanh toán tiền hoa hồng, thưởng (nếu có).

AZTAX vừa cung cấp các thông tin về “hạch toán tiền lương theo Thông tư 133” phía trên. Mong rằng, những thông tin được cung cấp phía trên đã giải đáp được những khúc mắc và thắc mắc về vấn đề này cũng như giúp ích cho các bạn khi hạch toán chi phí lương theo thông tư 133. Nếu quý doanh nghiệp có các nhu cầu sử dụng dịch vụ tính lương, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trọn gói.