– Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa,
khách hàng... Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.
Có thể share cho nhiều người dùng.
2. Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel
Bước 1: Lập danh mục vật tư hàng hóa | File quản lý kho vật tư bằng
Excel
- Đây là nơi đầu tiên bạn cần phải làm, hay chính là database dùng để lấy dữ liệu sang các sheet
- Danh mục vật tư thường bao gồm các cột thông tin: STT, Mã VT, Tên vật tư, Đơn vị. Tùy vào yêu
- Định dạng bảng biểu :
Bước 2: Thiết lập sheet Nhập – Xuất | File quản lý kho vật tư bằng Excel
- Tại sheet Nhập Xuất, bạn sẽ nhập các thông tin sau: Số chứng từ, Ngày tháng, Tài khoản [ nếu
- Đây là một báo cáo tự động, được lấy dữ liệu từ bảng kê nhập xuất.
- Bạn chỉ cần copy mã vật tư vào cột vật tư [ Lưu ý: Mỗi vật tư chỉ copy 1 lần , không trùng lặp ]
- Tên vật tư và Đơn vị : Bạn cũng dùng hàm Vlookup để lấy dữ liệu từ danh mục vật tư đã lập ở
- Tại cột số lượng , thành tiền của Nhập trong kỳ và Xuất trong kỳ bạn dùng đến hàm Sumif để lấy
- Hàm Sumif : là hàm quan trọng nhất trong quản lý kho vật tư bằng Excel, đó là hàm tính tổng với
- Công thức: =SUMIF[‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!
- Tại cột Tồn cuối kỳ : bạn chỉ cần nhớ công thức
3. Một số hạn chế khi quản lý kho vật tư bằng Excel
- Không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều
- Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có
- Khi quản lý nhập xuất hàng hóa bằng Excel, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Điều
- Cập nhật thông tin không kịp thời. Tuy file Excel quản lý kho đơn giản nhưng nó lại không hỗ trợ
File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí là một trong những biểu mẫu được nhiều doanh nghiệp tìm kiếm để sử dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ đang quản lý bằng Excel với số lượng ít các mã hàng hóa. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm được mẫu file excel quản lý kho hàng mới nhất.
1. Các danh mục chính trong file excel quản lý kho đơn giản miễn phí
Danh mục hàng hóa, vật tư
Danh mục hàng hóa, vật tư thống kê các mã hàng hóa theo danh sách và quy chuẩn nhằm thống kê các loại hàng hóa, vật tư được xuất – nhập – tồn tại kho hàng.
Bảng kê nhập hàng
Từ các dữ liệu của phiếu nhập kho, kế toán doanh nghiệp sẽ thống kê và tổng hợp để xây dựng bảng kê nhập hàng. Bảng này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng hàng hóa đã nhập bao nhiêu, chủng loại như thế nào để từ đó có kế hoạch phân phối và kinh doanh hiệu quả.
Bảng kê xuất hàng
Căn cứ từ các dữ liệu của phiếu xuất kho, bảng kê xuất hàng sẽ tổng hợp và thống kê các loại hàng hóa đã được xuất bán. Việc kiểm soát lượng hàng hóa được xuất ra để bán sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng kịp thời, tránh thiếu hụt hàng hóa.
Báo cáo nhập – xuất – tồn
Kết quả cuối cùng là một báo cáo xuất nhập tồn. Đây là báo cáo cho phép kế toán doanh nghiệp xem được lượng tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ và số lượng nhập/xuất trong kỳ một cách chi tiết theo từng mã hàng.
Sổ chi tiết vật tư
Quản ký kho vật tư không hề đơn giản với kế toán các doanh nghiệp, bởi số lượng vật tư nhiều cùng các thông tin liên quan như chủng loại, kích thước… sẽ rất khó để kiểm soát. Do đó sổ chi tiết vật tư hàng hóa sẽ giúp kế toán dễ dàng sắp xếp, phân loại vật tư xuất nhập tồn tại kho.
2. Số liệu cần có trong file Excel nhập xuất tồn hàng hóa
- File Excel nhập xuất tồn hàng hóa cần có bảng số liệu: Ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, chứng từ, ngày. Cụ thể bao gồm:
+ Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
+ Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất nhập, tồn kho, chứng từ, diễn giải.
+ Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.
+ Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, xuất nhập tồn, số lượng, giá tiền.
- File quản lý kho bằng Excel cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng toàn diện theo nhiều đặc tính, size số và hạn sử dụng, đáp ứng đầy đủ các phương pháp tính giá xuất kho.
- Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tất cả nghiệp vụ nhập, xuất kho
- Đáp ứng tất cả các phương pháp tính giá xuất kho:
- Cho phép quản lý, theo dõi hàng hóa chi tiết theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung, mã vạch, hạn dùng; Cho phép quản lý hàng hóa dễ dàng theo nhiều đơn vị tính
- Đặc biệt, phần mềm có khả năng nhắc nhở thông minh, đưa ra cảnh báo tồn kho để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới hay có giải phóng hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.
Báo cáo tổng hợp tồn kho
Dùng ngay miễn phí
3. Hướng dẫn tạo file excel quản lý kho đơn giản miễn phí
Để tạo file excel quản lý kho hàng, kế toán doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tạo file mới
Bước 2: Tạo số sheet tương ứng với các mục doanh nghiệp cần quản lý, ví dụ: NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: Tạo các thuộc tính liên quan đối với mỗi sheet cần quản lý, cụ thể:
- Sheet NHAP bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Ngày
+ Tháng
+ Tên hàng
+ Số lượng
+ ĐVT
+ Đơn giá
+ Thành tiền
- Sheet XUAT bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Ngày
+ Tháng
+ Tên hàng
+ Số lượng
+ ĐVT
+ Giá bán
+ Doanh số
- Sheet DANH MỤC bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Mã hàng
+ Tên hàng
+ ĐVT
+ Đơn giá
+ Ghi chú
- Sheet BAO CAO bao gồm các thuộc tính như:
+ STT
+ Mã hàng
+ Tên hàng
+ ĐVT
+ Tồn kho đầu kỳ
+ Nhập trong kỳ
+ Xuất trong kỳ
+ Tồn cuối kỳ
Ngoài các thông tin cơ bản kể trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin khác để file excel quản lý được chi tiết hơn. Các trường thông tin khác có thể bao gồm số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, địa chỉ nhà cung cấp…
4. Một số lưu ý khi quản lý kho hàng bằng Excel
File excel quản lý kho hàng đơn giản miễn phí có ưu điểm là dễ dàng thao tác và sử dụng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không mất chi phí đầu tư mua công cụ để quản lý. Tuy nhiên do các file excel được quản lý độc lập, riêng lẻ nên công tác tổng hợp cũng tiêu tốn của kế toán không ít thời gian, công sức và tồn tại không ít bất cập như:
- Chứng từ lưu ở nhiều file, lúc cần tìm đi tìm lại rất mất thời gian
- File lưu độc lập, tổng hợp, làm BCTC kế toán doanh nghiệp mất nhiều công sức lọc và tổng hợp dữ liệu
- File excel chỉ 1 kế toán làm, tại 1 thời điểm, rất khó bàn giao
- Chế độ bảo mật thấp, dễ mất dữ liệu, lỡ tay xóa file thì không thể phục hồi
Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, doanh nghiệp có nhiều mã hàng hóa, mỗi mã hàng hóa tạo thành các sheet khác nhau để quản lý khiến kế toán mất không ít thời gian, công sức tổng hợp để lên báo cáo. Do đó, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý kho hiệu quả hơn.