Hướng dẫn sử dụng office 2023 năm 2024

Nếu người dùng vẫn chưa biết Office online là gì? Thì hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về khái niệm, ưu điểm và hướng dẫn chi tiết các sử dụng phần mềm này. Tuy nhiên, người dùng cần chuẩn bị tài khoản đăng ký bản quyền để có thể thực hiện đúng theo từng thao tác.

Nội dung bài viết

Office online là gì?

Office online là phiên bản sử dụng phần mềm Microsoft Office dựa trên trình duyệt web. Điều này đồng nghĩa với việc, người dùng không cần phải tải hoặc cài đặt bộ Office về thiết bị mà có thể sử dụng trực tuyến chỉ cần có kết nối internet. Tương tự như phiên bản Office offline, người dùng có thể sử dụng toàn bộ các công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả của Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams…

Khi người dùng sử dụng Office online sẽ tiết kiệm được tối đa dung lượng trên thiết bị máy tính vì không cần phải tải ứng dụng về máy và toàn bộ các dữ liệu sẽ được lưu trữ trực tuyến. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những ưu điểm mà phiên bản Office này đang sở hữu so với bản offline tải về máy tính sử dụng.

05+ ưu điểm của phần mềm Office online

Để người dùng hiểu rõ hơn về phần mềm này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những ưu điểm mà Office online 365 đang sở hữu. Dưới đây là những thông tin chi tiết được tổng hợp mà người dùng có thể tham khảo.

Sử dụng trên mọi nền tảng

Ưu điểm đầu tiên của Office online được nhiều người dùng đánh giá cao nhất hiện nay chính là khả năng sử dụng linh hoạt trên nhiều nền tảng. Khi đó, chỉ với một tài khoản đăng ký bản quyền duy nhất người dùng có thể truy cập cùng lúc trên 05 thiết bị để sử dụng bao gồm cả điện thoại, máy tính và máy tính bảng. Ngoài ra, phần mềm này còn có khả năng tương thích với nhiều hệ điều hành như Windows, MacOS, iOS, Android… Bằng cách này, người dùng có thể sử dụng để giải quyết công việc mọi lúc mọi nơi chỉ cần thiết bị có kết nối internet.

Dữ liệu được sao lưu liên tục

Nếu như người dùng sử dụng Office phiên bản offline sẽ gặp phải tình trạng dữ liệu không được sao lưu tự động và khi gặp trường hợp mất kết nối nguồn điện mọi dữ liệu sẽ bị mất. Tuy nhiên, với phiên bản Office online thì ngược lại, toàn bộ dữ liệu mà người dùng khởi tạo hoặc chỉnh sửa đều được sao lưu liên tục và được lưu trữ lại trên nền tảng đám mây. Khi đó, người dùng không còn phải lo lắng đến vấn đề bị mất dữ liệu do quên lưu lại. Đặc biệt, toàn bộ những dữ liệu này sẽ được lưu lại trên OneDrive để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm bất cứ lúc nào cần đến.

Chia sẻ dễ dàng

Một ưu điểm tiếp đến mà người dùng cũng không nên bỏ qua khi sử dụng Office online chính là khả năng chia sẻ thông tin dễ dàng. Hãy thử hình dung, thay vì người dùng phải tải dữ liệu về thiết bị sau đó chia sẻ trên từng nền tảng khác nhau sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn về hội nhóm, mất nhiều thời gian để thực hiện. Thế nhưng, khi người dùng sử dụng Office phiên bản online, file thông tin đều được cập nhật trên nền tảng trực tuyến, người dùng chỉ cần thao tác cấp quyền truy cập và gửi link chia sẻ với bất kỳ cách thức nào.

Đồng chỉnh sửa và làm việc

Tiếp đến là một tính năng cực kỳ hữu ích của Office online chính là khả năng đồng chỉnh sửa với nhiều tác giả trên cùng một khoảng thời gian thực. Khi đó, thay vì người dùng phải gửi từng file dữ liệu đến từng người và xin ý kiến chỉnh sửa của từng thành viên sau đó tổng hợp thì với phần mềm này người dùng chỉ cần cấp quyền chỉnh sửa hoặc nhận xét. Điều này đồng nghĩa với việc, toàn thể nhân sự thuộc bộ phận cho phép đều có thể thao tác chỉnh sửa và giúp cho file dữ liệu được hoàn chỉnh nhất.

Tiết kiệm chi phí

Cuối cùng là một ưu điểm mà người dùng chắc chắn nhận thấy khi sử dụng Office online chính là tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp. Bởi lẽ, thay vì phải sử dụng tài liệu giấy và bút mực doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm việc với văn bản trực tuyến. Ngoài ra, phần mềm này còn sở hữu thêm công cụ tổ chức cuộc họp online để các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí điện, nước và đi lại.

Với những ưu điểm trên đây, phần mềm Office online dần trở thành một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Tiếp đến, để người dùng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm này để hỗ trợ làm việc hiệu quả thì hãy cùng theo dõi nội dung dưới đây để tìm hiểu về hướng dẫn chi tiết cách sử dụng.

Hướng dẫn sử dụng Office online 365 dễ dàng

Trước khi tìm hiểu về cách sử dụng Office online 365, người dùng cần phải đăng ký tài khoản bản quyền. Nếu người dùng chưa có tài khoản thì có thể click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.

Đăng nhập Office online 365

Sau khi đã đăng ký tài khoản Office online 365 thành công, tiếp đến người dùng có thể tiến hành đăng nhập với các bước hướng dẫn như sau:

Bước 1: Truy cập địa chỉ đăng nhập phần mềm Office phiên bản online tại https://login.microsoftonline.com/

Bước 2: Màn hình sẽ hiện ra giao diện đăng nhập, tại đây người dùng tiến hành nhập địa chỉ email tài khoản đã đăng ký thành công trước đó và click chọn Tiếp theo.

Bước 3: Một giao diện tương tự bước 2 hiện ra, tuy nhiên tại bước này người dùng sẽ nhập mật khẩu tài khoản và click chọn Đăng nhập.

Bước 4: Hoàn tất đăng nhập phần mềm Office online 365 thành công.

Chỉ với 04 bước thực hiện được chúng tôi hướng dẫn trên đây, người dùng đã đăng nhập thành công phần mềm Office để sử dụng online. Tiếp đến, hãy cùng theo dõi nội dung phía dưới để tìm hiểu về cách thức sử dụng các công cụ có trong phần mềm này một cách hiệu quả nhất.

Cách sử dụng Word

Sau khi đã đăng nhập thành công, màn hình sẽ được chuyển đến giao diện chính của Office 365 phiên bản online. Để sử dụng công cụ Word, người dùng có thể thao tác như sau:

Bước 1: Click chọn biểu tượng ứng dụng Word ở góc bên trái màn hình.

Bước 2: Giao diện của Word sẽ hiện ra, tại đây người dùng có thể thêm tài liệu mới bằng cách click chọn Tài liệu trống hoặc các biểu mẫu có sẵn.

Bước 3: Người dùng sẽ tiến hành đặt tên cho tài liệu, soạn thảo văn bản, chọn font chữ, màu sắc hoặc kích thước tùy chỉnh, chèn hình ảnh hoặc video mong muốn.

Bước 4: File dữ liệu được lưu trực tuyến nên người dùng không cần phải thao tác.

Cách sử dụng Excel

Để sử dụng Excel trong Office online, người dùng cũng thao tác tương tự như sau:

Bước 1: Mở phần mềm Excel bằng cách chọn biểu tượng ở thanh công cụ bên trái màn hình.

Bước 2: Tại đây, người dùng chọn Sổ làm việc trống hoặc các bảng tính có sẵn.

Bước 3: Bảng tính Excel hiện ra, tại đây người dùng tiến hành nhập dữ liệu, căn chỉnh số liệu phù hợp và sử dụng các hàm tính từ cơ bản đến nâng cao.

Bước 4: Click chọn nút Chia sẻ để chia sẻ bảng tính đến nhiều người dùng khác.

Cách sử dụng PowerPoint

Nếu người dùng muốn tạo slide thì phần mềm Powerpoint có trên Office online sẽ giúp thực hiện dễ dàng với các bước như:

Bước 1: Mở ứng dụng Powerpoint online sau đó click chọn Bản trình bày trống hoặc mẫu có sẵn.

Bước 2: Đặt tên cho bản trình bày và thao tác thiết bị slide bằng cách thêm Tiêu đề chính hoặc tiêu đề phụ.

Bước 3: Người dùng có thể chèn thêm hình ảnh hoặc video vào slide để bản trình bày thêm sinh động và thực tế bằng cách click chọn Chèn > chọn Ảnh > chọn nơi lưu trữ ảnh.

Bước 4: Tương tự như vậy, người dùng có thể hoàn thành nhiều slide khác nhau để tạo thành bản trình bày hoàn hảo nhất. Sau đó, người dùng có thể trình chiếu bằng cách click chọn nút trình chiếu ở góc dưới cùng màn hình.

Cách sử dụng Teams

Nếu người dùng muốn tổ chức hoặc tham dự cuộc họp trực tuyến thì có thể sử dụng Teams trong Office online. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước mà người dùng có thể tham khảo:

Bước 1: Mở ứng dụng Teams online trên thanh công cụ bên trái màn hình.

Bước 2: Giao diện của Teams web sẽ hiện ra, tại đây người dùng click chọn Nhóm sau đó chọn Tham gia hoặc Tạo nhóm.

Bước 3: Thiết lập nhóm bằng cách click chọn Tạo nhóm và điền các thông tin cơ bản như tên nhóm, mô tả, cách thức hoạt động của nhóm sau đó thêm thành viên. Trong trường hợp người dùng muốn tham gia nhóm Teams sẵn có hãy nhận mã cuộc họp và click chọn OK.

Bước 4: Tạo nhóm và tham gia nhóm trên Microsoft Teams thành công.

Cách sử dụng Outlook

Để gửi email Outlook người dùng chỉ cần mở ứng dụng trên nền tảng Office online sau đó thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Click chọn Tạo thư mới.

Bước 2: Hộp thư mới hiện ra, tại đây người dùng điền đầy đủ thông tin bảo gồm email người nhận, tiêu đề thư, nội dung và tệp đính kèm.