Căn cứ điểm d khoản 1 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nguyên tắc lập hoá đơn
Điều 16. Lập hóa đơn
1. Nguyên tắc lập hóa đơn
- Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
“Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.
...”
Căn cứ quy định nêu trên và theo trình bày của Độc giả:
Trường hợp Doanh nghiệp của Độc giả có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu: Khi phân chia số hoá đơn cho các đơn vị trực thuộc sử dụng, doanh nghiệp phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.
Trường hợp phân bổ hoá đơn tại doanh nghiệp theo ví dụ trình bày của Độc giả do chưa đầy đủ thông tin, nên Chi cục Thuế chưa có cơ sở để xác định việc phân chia hoá đơn và sử dụng hoá đơn của các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp có đúng quy định hay không.
Chi cục thuế TP.Biên Hòa trả lời Độc giả biết, trường hợp còn vướng mắc, Độc giả vui lòng liên hệ qua số điện thoại 0251.3.942539 [Đội Tuyên truyền Hỗ trợ] để được hướng dẫn cụ thể./.
Hóa đơn điện tử được biết đến một giải pháp chuyển đổi số hiện đại được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tăng hiệu quả hoạt động và tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Cụ thể hơn, hóa đơn điện tử là gì, có ưu điểm ra sao so với hóa đơn giấy sẽ được giải đáp chi tiết trong bài đọc dưới đây.
1. Hóa đơn điện tử là gì? Có giống hóa đơn giấy doanh nghiệp đang sử dụng?
Khái niệm hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính, khái niệm hóa đơn điện tử được nêu như sau:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.
Như vậy, hóa đơn điện tử có nội dung tương đương như hóa đơn giấy. Tuy nhiên, mọi thông tin trên hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử có cấu trúc và được lưu trữ hoàn toàn trên máy tính.
Tệp dữ liệu hóa đơn điện tử dễ dàng chuyển tiếp giữa các máy tính với nhau, đồng thời dễ dàng tích hợp trực tiếp vào hệ thống phần mềm quản lý hiện có của doanh nghiệp [phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng…].
Theo đó, cách thức hoạt động của hóa đơn điện tử có sự khác biệt so với hóa đơn giấy.
Cách hoạt động của hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử hoạt động trên môi trường điện tử và bằng một quy trình tự động hóa. Quy trình này được rút gọn đáng kể do hệ thống xử lý của bên mua và bên bán dễ dàng kết nối với nhau thông qua đường truyền mạng hoặc nền tảng công nghệ của bên thứ ba.
Cách thức hoạt động của hóa đơn điện tử có thể mô phỏng như sau:
- Bước 1: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc nền tảng số chuyên dụng để tạo lập hóa đơn.
Lưu ý:
- * Hóa đơn được tạo trên mẫu sẵn có, chỉ cần mất vài phút để thêm các thông tin thanh toán.
- Thông tin khai trên hóa đơn có thể được chuyển trực tiếp từ đơn đặt hàng [PO] trên phần mềm bán hàng.
- Bước 2: Hóa đơn điện tử do bên bán tạo thành công được chuyển dữ liệu lên máy chủ.
- Bước 3: Ngay lập tức, dữ liệu hóa đơn từ máy chủ của bên bán truyền đến máy chủ hệ thống của bên mua, hoặc tự động được gửi cho bên mua qua email hay tin nhắn SMS…
Lưu ý: Một hệ thống hóa đơn điện tử có thể gửi nhiều hóa đơn cùng lúc cho nhiều bên mua khác nhau.
- Bước 4: Bên mua nhận và xử lý hóa đơn nhanh chóng bằng hệ thống.
Lưu ý:
- * Hệ thống của bên mua tự động nhận dạng dữ liệu hóa đơn, không cần người dùng nhập dữ liệu thủ công.
- Nhờ các trường phân loại, hóa đơn được lưu trữ và sắp xếp trên hệ thống nội bộ một cách khoa học.
Cách hoạt động này loại bỏ hóa đơn giấy và các tác vụ thủ công kém hiệu quả, dễ xuất hiện lỗi, chẳng hạn như nhập lại dữ liệu từ hóa đơn vào hệ thống mua hàng của bên nhận hóa đơn.
Cách hoạt động của hóa đơn giấy:
Khác với hóa đơn điện tử có quy trình tinh gọn và nhanh chóng, việc tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ hóa đơn giấy phải trải qua rất nhiều công đoạn và cần sự can thiệp của nhiều bên khác nhau, nhất là đối với các giao dịch có khoảng cách về mặt địa lý [Ảnh minh họa].
- Bước 1: Bên bán hàng hóa/dịch vụ tạo hóa đơn bằng cách viết tay hoặc đánh máy thủ công.
- Bước 2: In hóa đơn vừa tạo.
- Bước 3: Cho hóa đơn vào phong bì chuyển phát, dán tem niêm phong đầy đủ.
- Bước 4: Giao hóa đơn tại bưu điện hoặc đơn vị vận chuyển thứ ba.
- Bước 5: Hóa đơn được chuyển đến văn phòng của bên mua hàng hóa/dịch vụ. Thời gian này có thể mất khoảng vài ngày.
- Bước 6: Người nhận nhận hóa đơn, scan bằng máy chuyên dụng để chuyển hóa đơn giấy thành file mềm trên máy tính.
- Bước 7: Lưu trữ hóa đơn trên hệ thống dữ liệu nội bộ của công ty.
- Bước 8: Lưu trữ bản gốc hóa đơn giấy.
Có thể thấy quy trình trên mang tính thủ công, kéo dài, lặp đi lặp lại và tốn kém, dễ gây ra rủi ro cho doanh nghiệp. Nhất là với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ở quy mô lớn, thực hiện bán buôn hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo chuỗi, nếu xảy ra một lỗi nhỏ thì có thể gây hiệu ứng dây chuyền và dẫn đến tổn thất lớn về mặt doanh thu.
Sự khác biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều được tạo lập với mục đích và đối tượng sử dụng như nhau:
- Mục đích sử dụng: Ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của Luật Kế toán.
- Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Tuy nhiên hai loại hóa đơn này có nhiều điểm khác biệt, được nêu theo như bảng dưới đây:
Điểm khác Hóa đơn điện tử Hóa đơn giấy Hình thức thể hiện
- Lưu trữ dưới dạng file mềm định dạng XML hoặc EDI, được tạo trong phần mềm lập hóa đơn chuyên dụng.
- Dữ liệu điện tử có cấu trúc được phát hành bằng các biểu mẫu dựa trên web. Văn bản, giấy tờ vật lý, được tạo bằng cách ghi chép và ký tay.Ký hiệu số serialVC/15E VC/15PChữ ký
- Sử dụng chữ ký số điện tử
- Không thể giả mạo
- Dễ dàng chứng thực, kiểm tra tính hợp pháp, xác nhận thông tin người ký hóa đơn và người đại diện theo pháp luật của bên bán.
- Sử dụng chữ ký tay
- Nguy cơ cao bị giả mạo Liên hóa đơnKhông có liên hóa đơn. Một hóa đơn có thể đi kèm nhiều liên.Cách thức tra cứuDễ dàng tra cứu những chứng từ cũ từ nhiều năm trước chỉ bằng cách thao tác trên hệ thống. Thời gian tìm kiếm chỉ trong vòng một đến vài phút. Tìm kiếm từng tờ chứng từ một cách thủ công, gây tốn kém nhiều thời gian.Hình thức lưu trữ
- Lưu trữ dưới dạng dữ liệu số trong hệ thống của doanh nghiệp.
- Bảo mật và an toàn suốt nhiều năm.
- Lưu trữ bản giấy tại phòng văn thư, kho lưu trữ…
- Nguy cơ bị đánh cắp, thất lạc, bị mục nát, bị cháy do hỏa hoạn và nhiều rủi ro khác.
Như vậy, so với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc tối ưu quy trình giao dịch, đảm bảo an toàn, bảo mật và tránh bị làm giả gây thất thoát doanh thu. Tuy nhiên theo thực tế hiện nay, nhiều công ty vẫn còn phụ thuộc vào quy trình thanh toán thủ công, chậm chạp và kém hiệu quả.
2. Doanh nghiệp có thực sự cần hóa đơn điện tử không?
Nếu doanh nghiệp lựa chọn hóa đơn điện tử thì phải chuẩn bị hạ tầng hoặc giải pháp công nghệ phù hợp, làm thủ tục đăng ký với cơ quan thuế và phải thay đổi quy trình làm việc. Điều này khiến một số đơn vị e ngại vì họ không muốn thay đổi thói quen cũ.
Tuy nhiên nếu xét cả về khía cạnh pháp lý và kinh doanh thì đây là điều vô cùng cần thiết.
Về khía cạnh pháp lý
Nhà nước khuyến khích nhưng không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Cụ thể, Điều 59 Nghị định 23/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành quy định như sau:
“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Như vậy, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc là từ ngày 01/07/2022.
Tuy nhiên, theo hướng dẫn chi tiết tại Khoản 2 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính [ban hành ngày 17/09/2021], hóa đơn điện tử không bắt buộc với các doanh nghiệp đáp ứng đủ hai điều kiện dưới đây:
- Thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022.
- Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Khoản 2 Điều 12 Thông tư của Bộ Tài chính nêu rõ các trường hợp không bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
Về khía cạnh kinh doanh
Nếu xét về khía cạnh kinh doanh, hóa đơn điện tử rất cần thiết với doanh nghiệp nếu họ muốn tối ưu hiệu quả công việc và giảm thiểu chi phí vận hành.
Giảm bớt các thủ tục hành chính:
Hóa đơn điện tử là một phương pháp số hóa tài liệu và thủ tục, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho cả doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Dễ thấy nhất có thể kể tới:
- Việc gửi, nhận hóa đơn được thực hiện tức thời thông qua email, tin nhắn SMS, in trực tiếp bằng máy tính tiền.
- Hóa đơn điện tử được xử lý, lưu trữ và sắp xếp một cách khoa học trên hệ thống phần mềm, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và giám sát.
- Rút ngắn quy trình thanh toán, giảm thời gian rà soát và thu hồi công nợ, giảm bớt khoản nợ chậm trả.
- Các cơ quan thuế dễ dàng thanh tra, kiểm tra những chứng từ liên quan.
Giảm thời gian giao, nhận hóa đơn:
- Như đã phân tích ở phần trên, quy trình xuất và xử lý hóa đơn giấy được thực hiện thủ công và khá phức tạp. Hóa đơn phải viết tay và có thể đi kèm nhiều liên, phải chờ đợi giai đoạn vận chuyển cho bên mua qua đường bưu điện, tổng thời gian giao nhận có thể mất tới nhiều ngày.
- Ngược lại, với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một phần mềm duy nhất để tạo lập và xử lý trong vài phút. Hệ thống của bên bán sẽ nhận được hóa đơn ngay lập tức qua đường truyền mạng internet.
Hóa đơn điện tử giúp tinh gọn mọi thủ tục và thời gian xử lý
Tiết kiệm chi phí:
- Hóa đơn truyền thống tốn nhiều chi phí liên quan đến phát hành, gửi nhận và bảo quản bao gồm: mực, giấy, phí bưu điện, chi phí xử lý thư từ, rà soát, nhập dữ liệu, ghi chép, xây dựng/thuê và vận hành khu vực lưu trữ…
- Trong khi đó, hóa đơn điện tử không yêu cầu những tài nguyên trên, lâu dần sẽ giúp chi phí kinh doanh được giảm thiểu tới 70%.
Không lo bị thất lạc hóa đơn:
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện trên nền tảng quản lý bằng công nghệ kỹ thuật số, sắp xếp một cách khoa học, an toàn, tránh nguy cơ thất lạc như sử dụng hợp đồng giấy:
- Bảo mật: Phần mềm hóa đơn điện tử cấp quyền truy cập và yêu cầu người dùng xác thực bằng thông tin đăng nhập. Dữ liệu hóa đơn được bảo mật tuyệt đối ở mọi quy trình, tránh khỏi rủi ro bị đánh cắp hoặc bị xâm nhập trái phép.
- An toàn: Hóa đơn điện tử loại trừ nguy cơ bị thất lạc trong quá trình vận chuyển đường bưu điện như hóa đơn giấy.
Có độ an toàn, chính xác cao:
Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, có chữ ký số của bên bán hàng nên không thể bị làm giả.
Ngoài ra, loại hóa đơn này có độ chính xác rất cao:
- Về phía người bán, hóa đơn điện tử được tạo lập nhanh chóng dựa trên hóa đơn mẫu, các thông tin mua hàng được chuyển tiếp từ PO trên phần mềm bán hàng, đảm bảo độ chính xác rất cao.
- Về phía người mua, hóa đơn điện tử được định dạng là dữ liệu có cấu trúc [XML, EDI…], có thể dễ dàng nhận dạng và tương thích với hầu hết các hệ thống xử lý. Do đó khi nhận hóa đơn, hệ thống có thể tự động nhập dữ liệu một cách chính xác, không yêu cầu người dùng phải nhập thủ công tránh xảy ra sai sót.
Hóa đơn điện tử là giải pháp tiết kiệm, an toàn, giảm thiểu mọi sai sót và nguy cơ làm giả hay bị thất lạc
3. Hóa đơn điện tử có hạn chế gì không?
Mặc dù mang nhiều ưu điểm vượt trội, nhưng hóa đơn điện tử vẫn bị coi là giải pháp hạn chế đối với một bộ phận doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Doanh nghiệp gặp khó khăn khi giải thích cho khách hàng:
Thực trạng hiện nay cho thấy, đại đa số người dân nhận thức hóa đơn chỉ là chứng từ dưới dạng giấy tờ vật lý. Nên khi doanh nghiệp bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử, không ít nhân viên lúng túng để giải thích cho khách hàng hiểu hóa đơn điện tử là gì, nhận và đọc hóa đơn thế nào, tính pháp lý của nó ra sao…
Chi phí khởi tạo khá cao:
Khi doanh nghiệp mua phần mềm lúc đầu, họ phải trả phí theo số lượng hóa đơn và thanh toán định kỳ hàng năm hoặc hàng tháng. Có nhiều nhà cung cấp thu phí một năm lên tới hàng triệu hoặc hàng trăm triệu đồng cho gói cước cao nhất.
Yêu cầu về tiềm lực và nhân lực của doanh nghiệp:
Việc khởi tạo và vận hành phần mềm hóa đơn điện tử yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập hạ tầng công nghệ thông tin – viễn thông cùng với hệ thống máy móc phù hợp, cũng như thay đổi văn hóa và quy trình làm việc cũ để phần mềm được áp dụng đồng bộ trong tổ chức. Ngoài ra, họ cần phải đào tạo hoặc tuyển dụng mới những nhân viên có kỹ thuật, có chuyên môn để đủ khả năng quản lý, lưu trữ dữ liệu.
Những yêu cầu này đòi hỏi doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị sẵn sàng về mặt ngân sách. Đó là lý do không ít công ty vẫn chưa dám “mạnh tay” để đầu tư cải cách cho hệ thống bán hàng và kế toán.
Hạn chế về số lượng nhà cung cấp giải pháp/phần mềm hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử vẫn là một lĩnh vực “lạ lẫm” đối với không ít doanh nghiệp và nhiều bộ phận người tiêu dùng, dẫn tới lượng cầu chưa đột phá và nguồn cung còn hạn chế. Đồng thời, không phải nhà cung cấp nào cũng đủ khả năng để nghiên cứu, xây dựng giải pháp và hỗ trợ doanh nghiệp khởi tạo hệ thống hiệu quả.
Mặc dù ban đầu gặp nhiều thách thức với hóa đơn điện tử, nhưng nếu doanh nghiệp chuyển đổi thành công thì về lâu dài, họ vẫn được hưởng lợi ích vượt trội hơn về mặt kinh tế và tiết kiệm nhiều thời gian, công sức làm việc. Hóa đơn điện tử cũng là cách giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thanh toán tiện ích, nhanh chóng, góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng và củng cố giá trị thương hiệu.
Lấy ví dụ ở những trường hợp đặc biệt, có doanh nghiệp phải trả hàng trăm triệu đồng chi phí mua gói cước hóa đơn điện tử hàng năm, thế nhưng bù lại họ được sử dụng tới 1.000.000 hóa đơn, được tối ưu hóa quy trình làm việc và nhất là được đảm bảo tuyệt đối về tính pháp lý, độ an toàn và bảo mật trong lưu trữ thông tin.
Nhìn tổng thể, theo ước tính của Tổng cục thuế, trung bình hàng năm doanh nghiệp phải chi hơn 4.000 tỷ đồng với quy trình làm việc bằng hóa đơn giấy [các chi phí đã được phân tích ở phần trên]. Tuy nhiên với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới hơn 3.000 tỷ đồng – tức là giảm lược hơn 70% chi phí ban đầu.
4. Chi phí chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có cao không?
Tùy thuộc vào quy mô hoạt động và nhu cầu sử dụng dịch vụ, để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, chi phí doanh nghiệp cần bỏ ra theo ước tính giá thị trường khoảng từ 300.000 – hơn 300.000.000 đồng. Trong đó bao gồm:
- Phí khởi tạo hóa đơn điện tử: Miễn phí hoặc từ 500.000 đồng tùy theo nhà cung cấp.
- Phí sử dụng hóa đơn điện tử hàng năm hoặc hàng tháng: Khoảng 300.000 – 300.000.000 đồng.
- Phí thiết kế hóa đơn mẫu [theo yêu cầu doanh nghiệp]: Khoảng 500.000 – 1.500.000 đồng.
- Phí mua chữ ký số [theo yêu cầu doanh nghiệp]: Khoảng 1.800.000 – 13.000.000 đồng.
- Phí tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào hệ thống nội bộ [theo yêu cầu doanh nghiệp].
Tùy theo nhà cung cấp, chi phí chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có thể ít hoặc nhiều. Giải pháp này chỉ đắt hơn hóa đơn giấy ở thời điểm mua vào và khởi tạo ban đầu, nhưng về lâu dài chúng không gây tốn kém, mà còn giảm lãng phí đáng kể trong việc sử dụng các tài nguyên và khoản chi ngân sách liên quan cho doanh nghiệp.
Hiện nay, để dễ dàng tiếp cận hóa đơn điện tử với mức chi phí hợp lý, có nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn giải pháp từ Tập đoàn VNPT. Đó là phần mềm VNPT Invoice – sản phẩm nằm trong bộ giải pháp chuyển đổi số dành riêng cho doanh nghiệp SME.
VNPT Invoice vận hành dựa trên công nghệ điện toán đám mây [mô hình XaaS], không yêu cầu nhiều về hạ tầng sẵn có của doanh nghiệp nên giá cước sử dụng rất ưu đãi so với mặt bằng chung thị trường. Bạn có thể tham khảo bảng giá hóa đơn điện tử VNPT – Invoice tại đây.
5. Doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn điện tử cần làm gì?
Một lưu ý quan trọng khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, là doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện phát hành hóa đơn và thực hiện quy trình phát hành theo quy định của pháp luật.
Đáp ứng về điều kiện phát hành hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành, các doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ những điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đủ điều kiện hoạt động và khai thuế với Cơ quan Thuế thông qua giao dịch điện tử. Doanh nghiệp có thực hiện giao dịch ngân hàng điện tử.
- Đáp ứng điều kiện về hạ tầng, bao gồm: Địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin có thể khai thác/ kiểm soát/ xử lý/ sử dụng/ bảo quản/ lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Đội ngũ nhân sự đủ trình độ chuyên môn và khả năng để khởi tạo, lập, xử lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
- Có chữ ký số điện tử.
- Có sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp bao gồm: Phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý dịch vụ bán hàng, phần mềm kế toán. Hóa đơn điện tử phải có khả năng tương thích về mặt dữ liệu với những phần mềm này.
- Có quy trình sao lưu/ khôi phục/ lưu trữ dữ liệu đạt tiêu chuẩn về chất lượng.
Hóa đơn điện tử yêu cầu doanh nghiệp phát hành phải đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật
Thực hiện quy trình phát hành hóa đơn điện tử
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp như sau:
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lưu ý tìm đúng nhà cung cấp đủ điều kiện hoạt động hợp pháp theo quy định pháp luật. Để biết đơn vị đã lựa chọn có hợp pháp hay không, bạn có thể tra cứu danh sách các nhà cung cấp đã được cấp phép trên website của các cục Thuế tại địa phương.
Thực tế, các doanh nghiệp thường ưu tiên chọn những nhà cung cấp phổ biến, có uy tín vững mạnh trên thị trường. Đơn cử có thể kể tới tập đoàn VNPT với dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice, hiện đang được sử dụng bởi hàng chục nghìn doanh nghiệp.
Theo khảo sát, nền tảng hóa đơn của VNPT được ưa chuộng phần lớn nhờ vào những đặc điểm như:
- Doanh nghiệp có thể chủ động khởi tạo phần mềm.
- Giao diện thiết kế trực quan, tính năng sắp xếp khoa học, dễ dàng tra cứu.
- Gói cước nhiều ưu đãi, mức giá rất tiết kiệm so với thị trường chung.
- VNPT có hạ tầng viễn thông mạnh và bảo mật, hóa đơn điện tử và các giao dịch liên quan được thực hiện nhanh chóng, an toàn, đảm bảo các tiêu chuẩn an ninh mạng.
VNPT là nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hiện nay
Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn
Trước khi phát hành hóa đơn điện tử đầu tiên, doanh nghiệp cần đăng ký thủ tục phát hành với Cơ quan Thuế.
Hồ sơ cần chuẩn bị [doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp tạo giúp]:
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử ban hành trong nội bộ
- Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi
- Thông báo phát hành hóa đơn.
Lưu ý:
- Nếu nộp hồ sơ trực tiếp: Sử dụng mẫu số 2 theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
- Nếu nộp hồ sơ online: Sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai để soạn theo mẫu TB01/AC quy định trong Thông tư số 26/2015/TT-BTC
Sau khi đã hoàn tất, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan Thuế địa phương, hoặc nộp online trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 3: Theo dõi, tra cứu hồ sơ đã nộp
Sau khi đã nộp thông báo phát hành hóa đơn 2 ngày, doanh nghiệp truy cập địa chỉ //tracuuhoadon.gdt.gov.vn để tra cứu thông tin hóa đơn đã được hệ thống cập nhật hay chưa.
- Nếu đã có kết quả và hóa đơn đầy đủ thông tin, nghĩa là doanh nghiệp thông báo phát hành thành công và được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu chưa thấy kết quả hiển thị trên hệ thống, nghĩa là thông báo phát hành hóa đơn chưa thành công. Doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan Thuế để được hướng dẫn bổ sung, chỉnh sửa những thủ tục cần thiết.
Doanh nghiệp có thể tra cứu kết quả hồ sơ nhanh chóng trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cho dù mua hay bán hàng hóa đều sẽ được hưởng lợi ích kinh tế lâu dài nhờ chi phí thấp hơn, hiệu quả cao hơn và đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp cũng như độ an toàn.
Để trải nghiệm ngay dịch vụ tiện ích này với mức giá cạnh tranh nhất thị trường, quý khách hàng có thể tìm đến VNPT Invoice – giải pháp công nghệ được phát triển bởi tập đoàn VNPT đảm bảo chất lượng cao, hoạt động ổn định, bảo mật an toàn dữ liệu và đáp ứng đầy đủ các quy định mới nhất của pháp luật về Thuế. Đây chính là một trong những dịch vụ hóa đơn điện tử hàng đầu, đã được tin dùng bởi hơn 200.000 khách hàng trên cả nước.
Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về hóa đơn điện tử, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi theo một trong các kênh sau: