Hạch toán chi phí mua hàng theo thông tư 200 năm 2024

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán các nghiệp vụ mua hàng.

1. Hồ sơ, chứng từ mua hàng

• Mỗi doanh nghiệp đều tự xây dựng quy trình mua hàng phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đó. Chứng từ trong quá trình mua hàng là căn cứ chứng minh nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp thực sự phát sinh với cơ quan chức năng.
• Chứng từ mua hàng bao gồm :
• Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng.
• Hóa đơn giá trị giá tăng.
• Phiếu xuất kho do bên bán lập.
• Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn mua hàng có giá trị trên 20 triệu đồng.
• Biên bản bàn giao hàng hóa.
• Phiếu nhập kho vật liệu, hàng hóa.

2. Một số nghiệp vụ mua hàng trong nước thường gặp

1. Mua hàng nhập kho và mua hàng không qua kho.

• Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho kế toán ghi nhận:

Nợ TK 152,156: giá trị hàng nhập kho

Nợ TK 1331: tiền thuế GTGT

Có TK 111/112/131: tổng giá trị thanh toán

• Đối với trường hợp doanh nghiệp mua hàng về sử dụng ngay hoặc chuyển bán cho khách hàng không nhập kho thì hạch toán vào giá vốn hoặc chi phí.

+ Mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay hoặc chuyển bán ngay:

Nợ TK 621/632: Giá mua hàng chưa thuế GTGT

Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT

Có TK 111/112/331: Tổng tiền thanh toán.

+ Mua công cụ, dụng cụ đưa vào sử dụng ngay:

Nợ TK 242: Giá trị CCDC phần bổ nhiều lần

Nợ TK 641/642: Giá trị CCDC phân bổ 1 lần

Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT

Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán.

2. Mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng

• Chi phí mua hàng: chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp, chi phí bảo quản, chi phí thuê kho bãi thì được cộng vào giá trị hàng mua để xác định đơn giá thực tế nhập kho.
• Đối với trường hợp doanh nghiệp chỉ mua một mặt hàng có phát sinh chi phí mua hàng thì không cần phân bổ mà hạch toán trực tiếp vào giá trị lô hàng nhập kho.

Nợ TK 152/156/1562: Chi phí mua hàng chưa thuế GTGT

Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT

Có TK 111/112/131: Tồng tiền thanh toán

• Đối với trường hợp doanh nghiệp mua từ 2 mặt hàng trở lên thì phân bổ chi phí thu mua vào các mặt hàng theo tiêu thức số lượng hoặc giá trị hàng hóa.
• Phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá mua
• Phân bổ chi phí mua hàng theo phương pháp này mang tính chính xác cao, phù hợp với nhập hàng có chênh lệch giá trị lớn.

Chi phí thu mua theo

mặt hàng

\=

Tổng chi phí mua hàng

* Giá trị từng mặt hàng

Tổng giá trị hàng mua

Ví dụ: Công ty Hòa Phát nhập 2 mặt hàng: 10 bàn văn phòng đơn giá chưa thuế GTGT là 6.500.000 đồng và 15 ghế tựa đơn giá chưa thuế GTGT là 2.450.000 đồng. Chi phí vận chuyển để đưa hàng về kho của công ty là 1.500.000 đồng (chưa thuế VAT). Chi phí bốc dỡ là 500.000 (chưa thuế VAT).

• Phân bổ chi phí mua hàng như sau:

Chi phí mua

ghế tựa

\=

1.500.000+ 500.000

* 36.750.000 = 722.359

(65.000.000+36.750.000)

Chi phí mua bàn

văn phòng

\=

1.500.000+ 500.000

* 65.000.000 = 1.277.641

(65.000.000+36.750.000)

Mặt hàng

Số lượng

Đơn giá chưa thuế GTGT

Thành tiền

Chi phí

vận chuyển

Tổng giá trị hàng nhập kho

Bàn văn phòng

10

6.500.000

65.000.000

1.277.641

66.277.641

Ghế tựa

15

2.450.000

36.750.000

722.359

37.472.359

• Phân bổ chi mua hàng theo tiêu thức số lượng hàng mua
• Phân bổ chi phí mua hàng theo phương pháp này tính toán dễ dàng nhưng cho kết quả mang tính chất tương đối do phụ thuộc số lượng hàng nhập.

Chi phí thu mua theo

mặt hàng

\=

Tổng chi phí mua hàng

* Số lượng từng mặt hàng

Tổng số lượng hàng mua

Ví dụ: Công ty H & X nhập kho 1 lô hàng gồm: 100 thùng giấy cao cấp đơn giá chưa thuế GTGT là 285.000 đồng và 20 thùng bút kim đơn giá chưa thuế GTGT là 950.000 đồng. Chi phí vận chuyển để đưa hàng về kho là 2.000.000 đồng (chưa thuế VAT). Chi phí bốc dỡ là 500.000 (chưa thuế VAT).

• Phân bổ chi phí như sau:

Chi phí mua giấy

\=

2.000.000 + 500.000

* 100 = 2.083.333

(100 + 20)

Chi phí mua bút kim

\=

2.000.000+500.000

* 20 = 416.667

(100 + 20)

Mặt hàng

Số lượng

Đơn giá chưa Thuế GTGT

Thành tiền

Chi phí vận chuyển

Tổng giá trị hàng nhập kho

Giấy cao cấp

100

285.000

28.500.000

2.083.333

30.583.333

Bút kim

20

950.000

19.000.000

416.667

19.416.667

3. Hàng về trước hóa đơn về sau

• Khi mua hàng nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán vẫn làm thủ tục nhập kho nhưng không hạch toán và kê khai thuế GTGT. Để chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sau thì hợp đồng thỏa thuận 2 bên thể hiện rõ thời điểm giao nhận hóa đơn, giao nhận hàng hóa và phiếu xuất kho bên bán, phiếu nhập kho hàng mua.
• Khi hàng về chưa có hóa đơn GTGT, căn cứ vào phiếu xuất kho bên bán hoặc biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho hàng hóa.

Nợ TK 152/ 156/1561: Tiền hàng chưa có thuế GTGT.

Có TK 111, TK 112, TK 331: Số tiền hàng phải thanh toán.

• Giá trị hàng nhập kho xác định theo giá bán được thỏa thuận giữa người bán, người mua và được thể hiện trong phiếu xuất kho của bên bán.
• Trường hợp, phiếu xuất kho không thể hiện giá bán thì kế toán sẽ ghi nhận giá nhập kho theo giá tạm tính (giá nhập kho lần mua hàng gần nhất)
• Khi nhận được hóa đơn:

Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT

Có TK 111, TK 112, TK 331: Số tiền thuế phải thanh toán.

• Nếu giá mua = giá tạm tính thì kế toán chỉ ghi nhận thêm tiền thuế.
• Nếu giá mua > giá tạm tính thì kế toán phải điều chỉnh tăng giá trị hàng nhập kho.

Nợ TK 152/ 156/ 1561: Số lượng x (giá mua – giá tạm tính)

Có TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x (giá mua – giá tạm tính)

• Nếu giá mua < giá tạm tính thì kế toán phải điều chỉnh giảm giá trị hàng nhập kho.

Nợ TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x (giá tam tính – giá mua)

Có TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x (giá tam tính – giá mua)

4. Hoá đơn về trước hàng về sau

• Trường hợp cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp nhưng hàng vẫn chưa về thì kế toán ghi nhận hàng mua đang đi đường.
• Khi nhận hóa đơn GTGT:

Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT

Có TK 111, TK 112, TK 331: Tổng giá thanh toán.

• Khi hàng về nhập kho:

Nợ TK 152/156/1561: Hàng nhập kho.

Có TK 151: Hàng mua đi đường

5. Trả lại hàng mua

Hàng mua bị trả lại trong các trường hợp sau: hàng bị kém chất lượng, không đúng quy cách, chủng loại....

Chi phí bảo hiểm hàng hóa hạch toán vào đầu?

Kế toán sẽ hạch toán khoản chi phí mua hàng đó vào giá trị hàng mua khi hàng về nhập kho: Nợ TK 156, 152, 211, 155; Nợ TK 1331 (nếu có); Có TK 112, 111.

Chi phí vận chuyển khi mua hàng hạch toán vào đầu?

Do đó, chi phí vận chuyển hàng mua nhập kho sẽ được hạch toán vào tài khoản giá gốc của hàng tồn kho tương ứng, bao gồm: TK 152 (Nguyên vật liệu), TK 153 (Công cụ dụng cụ) hoặc TK 156 (Hàng hóa).

Chi phí dịch vụ mua ngoài hạch toán vào đầu?

- Tài khoản 6277 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động của phân xưởng, bộ phận sản xuất như: Chi phí sửa chữa, chi phí thuê ngoài, chi phí điện, nước, điện thoại, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ (đối với doanh nghiệp xây lắp).

Chi phí nhân viên bán hàng hạch toán vào đầu?

- Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,... bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,...