Công tác lễ tân văn phòng là gì năm 2024

Khách sạn 5 sao là môi trường làm việc đáng mơ ước của mọi nhân viên khách sạn. Trong đó, các lễ tân khách sạn 5 sao có lương cơ bản từ 7 – 9 triệu đồng/tháng, hoặc cao hơn nếu có kinh nghiệm và khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ trôi chảy.

Các khoản thưởng dịp lễ, Tết, tiền Tips hay phí dịch vụ được chia [dao động từ 5 – 15% số tiền khách hàng đã sử dụng dịch vụ] tại khách sạn 5 sao cũng là đãi ngộ “trong mơ”. Tổng thu nhập có thể dao động lên tới trên 10 triệu đồng/ tháng.

Lễ tân văn phòng là gì? Nhân viên lễ tân văn phòng phải làm những công việc gì? Những kỹ năng cơ bản của vị trí lễ tân văn phòng là gì? Để hiểu rõ công việc này các bạn theo dõi chi tiết trong bài viết dưới đây của Lê Ánh HR nhé!

1. Lễ tân văn phòng là gì?

Nhân viên Lễ Tân – Văn thư có nhiệm vụ như một tuyến liên lạc của công ty, hỗ trợ các công việc hành chính như tiếp đón khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận các cuộc gọi đến công ty …

2. Công việc của nhân viên lễ tân văn phòng

Công việc của một nhân viên lễ tân văn phòng cụ thể như sau:

- Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty.

- Hướng dẫn các vị khách tham quan các văn phòng làm việc tại công ty.

- Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ.

- Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.

- Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.

- Trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng của doanh nghiệp.

- Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày.

- Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.

- Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban.

- Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty.

- Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết.

- Luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.

- Ngoài ra, nhân viên lễ tân – văn thư còn thực hiện một số công việc khác như nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,… khóa học kế toán tổng hợp tại tphcm

Đối với vị trí lễ tân tại các tòa nhà văn phòng; Công việc của họ sẽ đơn giản hơn khi không cần chăm sóc đến các vấn đề hành chính văn phòng như: Theo dõi văn phòng phẩm, lên lịch các cuộc họp ….

3. Các kỹ năng cơ bản của vị trí lễ tân văn phòng

- Sử dụng thành thạo ứng dụng văn phòng: Office Word, Excel, Powerpoint hoặc Google Docs, Open Office.

- Sử dụng các thiết bị văn phòng thông dụng như máy fax, máy in,… thành thạo.

- Ngoại hình ưa nhìn.

- Luôn biết cách ứng phó và xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

- Có kỹ năng tổ chức tốt.

- Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng lên hàng đầu.

- Có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.

Công việc Lễ tân – Văn thư khá phù hợp với các bạn nữ có tính cách cẩn thận, tỉ mỉ cùng khả năng giao tiếp tốt. Nếu bạn thực sự yêu thích công việc này, hãy luôn phấn đấu hoàn thành thật tốt trách nhiệm của mình để có cơ hội trải nghiệm những vị trí cao hơn trong sự nghiệp.

Đặc biệt với dịch vụ văn phòng cho thuê này doanh nghiệp sẽ được đặt bảng tên tại các tòa nhà hạng A khu Trung tâm Tp.HCM như Vincom Center, Saigon Trade Center… có một khu tiếp khách sang trọng và không gian phòng họp hiện đại. Những yếu tố tiện nghi của dịch vụ văn phòng cho thuê này sẽ góp phần xây dụng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bạn.

Trước khi tìm hiểu về bản mô tả công việc lễ tân văn phòng thì chúng ta sẽ đi đến khái niệm Lễ tân văn phòng là gì ? Lễ tân văn phòng tên tiếng anh “Receptionists” là người có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện các công việc hành chính như: tiếp đón khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận các cuộc gọi đến công ty, cung cấp thông tin cho đối tác cũng như các phòng ban trong công ty.

Về vị trí làm việc của lễ tân văn phòng họ thường được sắp xếp tại quầy lễ tân hoặc các khu vực sảnh chờ ngay mặt tiền của công ty/doanh nghiệp.

Xem thêm: Lễ tân là gì? Tất tần tật những điều cần biết về nghề lễ tân

2. Lễ tân văn phòng đóng vai trò gì trong doanh nghiệp ?

Có thể nói vai trò của lễ tân văn phòng là vô cùng quan trọng trong việc duy trì hoạt động cũng như hình ảnh của công ty. Cụ thể trong bản mô tả công việc lễ tân văn phòng có vai trò như sau:

• Cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp: Lễ tân văn phòng trực tiếp tiếp nhận các cuộc điện thoại đối tác cũng như tiếp khách, nhận tin tức và truyền tải thông tin từ cấp trên đến khách hàng và ngược lại. Chính vì thế có thể nói đây là bộ phận mắt xích không thể thiếu.
• Đại diện hình ảnh doanh nghiệp: Thông thường nhân viên lễ tân văn phòng chính là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, do đó mỗi hành động, cử chỉ đều ảnh hưởng đến việc tạo ra ấn tượng tốt và gây thiện cảm đối với khách hàng, đối tác của công ty.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Đối với khách hàng, sự thân thiện, tỉ mỉ, và cư xử đúng chuẩn từ nhân viên lễ tân không chỉ tạo ấn tượng tích cực mà còn làm tăng độ chuyên nghiệp của tổ chức. Do đó tác phong của lễ tân văn phòng trực tiếp phản ánh phong cách làm việc của công ty.
• Ngoài ra lễ tân văn phòng còn là trung tâm gắn kết giữa các bộ phận và phòng ban trong doanh nghiệp.
  Lễ tân văn phòng đóng vai trò gì trong doanh nghiệp ?

Xem thêm: Top 5 tiêu chuẩn phải có khi ứng tuyển việc làm lễ tân khách sạn

3. Mô tả công việc của lễ tân văn phòng

Tưởng chừng công việc của lễ tân văn phòng đơn giản thế nhưng thực chất yêu cầu đối với mỗi nhân viên cần phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và những kỹ năng khác mới có thể đảm sự sự hoạt động trơn tru của doanh nghiệp. Cụ thể sau đây là những mô tả công việc lễ tân văn phòng:

• Tiếp đón khách hàng và đối tác đến công ty để thực hiện các trao đổi về công việc, đàm phán, ký kết hợp đồng.
• Tiếp nhận và phân loại thư, chứng từ, giấy tờ đến các phòng ban tương ứng trong công ty.
• Quản lý cuộc gọi đến văn phòng và giải quyết câu hỏi cơ bản qua điện thoại cũng như trả lời thư điện tử, email.
• Kiểm kê và duy trì vật phẩm cho văn phòng, đảm bảo cung cấp đẩy đủ cho các bộ phận
• Quản lý lịch trình, chuẩn bị phòng họp và thông báo các cuộc họp của công ty đến nhân sự trong công ty.
• Thường xuyên cập nhật các tài liệu liên quan đến các chi phí phát sinh trong văn phòng.
• Kiểm soát an ninh văn phòng thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.

Và còn tùy vào mô hình của công ty lớn hay nhỏ mà từ đó mô tả công việc lễ tân cũng khác nhau. Chẳng hạn đối với vị trí lễ tân tại các tòa nhà văn phòng, công việc của họ sẽ đơn giản hơn khi không cần quan tâm đến các vấn đề hành chính văn phòng như: theo dõi số lượng văn phòng phẩm, lên lịch họp ….

Ngoài ra nếu bạn đang tìm kiếm việc làm nhân viên lễ tân, hãy tham khảo ngay:

1

• Hôm nay
• Quận 5, TP.HCM

0

• 28/02/2024
• Quận 1, TP.HCM

1

• 23/02/2024
• Quận 1, TP.HCM

7

• 22/02/2024
• Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

1

• 05/02/2024
• Quận 1, TP.HCM

0

• 30/01/2024
• Quận 1, TP.HCM

1

• 16/01/2024
• Quận 4, TP.HCM

1

• 15/01/2024
• Quận Tân Bình, TP.HCM

15

• 06/01/2024
• TP. Đà Lạt, Lâm Đồng

1

• 05/01/2024
• Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

1

• 04/01/2024
• Quận Tân Phú, TP.HCM

0

• 11/12/2023
• Quận Cầu Giấy, Hà Nội

0

• 08/12/2023
• Quận 1, TP.HCM

4. Các kỹ năng cần có của nhân viên lễ tân văn phòng

Với mô tả công việc lễ tân văn phòng như trên thì một nhân viên cần có những kỹ năng gì để có thể đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng của công ty, doanh nghiệp. Xem ngay:

• Kỹ năng giao tiếp tốt
• Ngoại hình ưa nhìn.
• Có kỹ năng tổ chức tốt.
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng.
• Thành thạo công việc nghiệp vụ lễ tân – văn phòng
• Kỹ năng tin học văn phòng: Office Word, Excel, Powerpoint hoặc Google Docs…
• Kỹ năng xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
• Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, tối ưu.
  Các kỹ năng cần có của nhân viên lễ tân văn phòng

Xem thêm: Kỹ Năng Là Gì? 3 Kỹ Năng Quan Trọng Bạn Cần Phải Biết

6. Cơ hội thăng tiến và mức lương của lễ tân văn phòng

Sau khi đã hiểu rõ về vai trò và mô tả công việc lễ tân văn phòng, tiếp theo đây chúng ta sẽ tìm hiểu về mức lương cũng như cơ hội nghề nghiệp của lễ tân văn phòng với lộ trình thăng tiến cụ thể như sau:

6.1. Cấp bậc nhân viên

Tại cấp bậc nhân viên gồm nhân viên lễ tân – văn thư sẽ thực hiện công việc chính đón tiếp khách và giao nhận thư từ.

Mức lương thường dao động từ 4.500.000 – 7.000.000 VND/ tháng.

6.2. Cấp bậc thư ký

Với cấp bậc thư ký gồm thư ký riêng và thư ký tổng quát, nhiệm vụ mà họ đảm nhiệm sẽ khác nhau:

• Thư ký riêng có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc các công việc hành chính liên quan đến soạn thảo văn bản, lên lịch làm việc,…
• Thư ký tổng quát có nhiệm vụ thực hiện các công việc văn phòng như quản lý hồ sơ, giấy tờ,…

Mức lương ở bậc thư ký thường khoảng từ 6.000.000 VND/tháng.

6.3. Cấp bậc quản trị

Cấp bậc quản trị sẽ có 2 vị trí là nhân viên hành chính văn phòng và trưởng phòng/giám đốc hành chính.

• Đối với nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi ứng viên phải có vốn kiến thức chuyên sâu ở nhiều lĩnh vực đồng thời kinh nghiệm làm việc tại ngành nghề này 2 năm trở lên.
• Đối với vị trí trưởng phòng/giám đốc yêu cầu nhân sự phải có đầy đủ phẩm chất của một nhà quản trị, kèm theo kinh nghiệm làm việc trên 4 năm trở lên.

Mức lương ở cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng trung bình khoảng 8.000.000 VND/tháng. Và mức lương cấp trưởng phòng/giám đốc dao động từ 12.000.000-15.000.000 VND.

Tuy nhiên những khách sạn hay resort, doanh nghiệp lớn có thể trả mức lương cao hơn cho những nhân viên giàu kinh nghiệm và có năng lực.

Xem thêm: Giờ hành chính là gì? 4 điều cần biết về giờ hành chính

7. Kết luận

Vậy là trên đây Mua Bán đã gửi đến bạn đọc bản mô tả công việc lễ tân văn phòng cùng các thông tin liên quan. Hy vọng rằng, qua bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về ngành nghề này và tìm kiếm được việc làm phù hợp với bản thân của mình. Đừng quên truy cập Muaban.net để không bỏ lỡ những tin đăng thú vị khác nhé !

Ngoài ra nếu bạn đang tìm kiếm việc làm nhân viên hành chính văn phòng có thể tham khảo:

1

• Hôm nay
• Quận 5, TP.HCM

1

• Hôm nay
• Quận 12, TP.HCM

1

• Hôm nay
• Quận 10, TP.HCM

1

• Hôm nay
• Quận Tân Phú, TP.HCM

1

• Hôm nay
• Quận 12, TP.HCM

0

• Hôm nay
• Quận 7, TP.HCM

4

• Hôm nay
• Quận Gò Vấp, TP.HCM

0

• Hôm nay
• Quận Bình Tân, TP.HCM

0

• Hôm nay
• Quận Gò Vấp, TP.HCM

0

• Hôm nay
• Quận Gò Vấp, TP.HCM

0

• Hôm nay
• Quận Tân Bình, TP.HCM

0

• Hôm nay
• Thành phố Dĩ An, Bình Dương

0

• Hôm nay
• Quận Bình Tân, TP.HCM

0

• Hôm nay
• TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM

0

• Hôm nay
• Quận 1, TP.HCM

0

• Hôm nay
• Quận Tân Bình, TP.HCM

0

• Hôm nay
• TP. Thủ Đức - Quận Thủ Đức, TP.HCM

0

• Hôm nay
• Quận 12, TP.HCM

1

• Hôm nay
• Quận 3, TP.HCM

0

• Hôm nay
• Quận Bình Tân, TP.HCM

Có thể bạn quan tâm:

• Sinh viên có nên đi làm thêm không? Top 5 việc làm phù hợp dành cho sinh viên
• Những kỹ năng cần thiết cho sinh viên – Đừng bỏ lỡ
• 5 Yếu tố cần có một một nhân viên hành chính nhân sự giỏi
• Quỹ lương là gì? Quy định và cách lập kế hoạch quỹ lương

Viên Nguyễn

Nguyễn Mai Viên - Content Writer tại Muaban.net - Trang đăng tin rao vặt uy tín tại Việt Nam. Với những tin đăng về các lĩnh vực khác khác nhau, hy vọng sẽ đem đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc