Cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán là một khâu rất quan trọng trong công tác kế toán của mỗi công ty. Nếu chứng từ kế toán được sắp xếp và lưu trữ một cách khoa học sẽ giúp cho kế toán nói riêng và doanh nghiệp nói chung tiết kiệm được thời gian và công sức khi có các vấn đề liên quan đến chứng từ đó như khi quyết toán thuế năm hoặc có sự thanh tra của các cơ quan ban ngành có thẩm quyền. Sau đây, Kế toán Anh Minh xin trình bày một số cách cách sắp xếp chứng từ kế toán để giúp quý khách hàng cải thiện tốt hơn về quy trình sắp xếp của doanh nghiệp mình.
Quy định về cách sắp xếp chứng từ kế toán
Hiện nay, không có Thông tư hay Nghị định nào quy định bắt buộc cụ thể về cách sắp xếp chứng từ kế toán. Các doanh nghiệp sẽ tự xây dựng nên một quy trình rõ ràng về cách thức sắp xếp và lưu trữ chứng từ phù hợp với tình hình của doanh nghiệp mình để dễ bảo quản và dễ tìm kiếm sử dụng.
Kế toán Anh Minh thường chia làm 2 cách để lưu trữ chứng từ kế toán là sắp xếp lưu trữ theo từng bộ chứng từ chung và riêng.
Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ chung
Đối với những doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, hoặc doanh nghiệp vừa mới thành lập chưa phát sinh nhiều chứng từ, kế toán có thể chia làm hai bộ chứng từ lớn là tờ khai thuế và các hóa đơn đầu vào, đầu ra để sắp xếp lưu trữ. Cụ thể như sau:
Tờ khai thuế
- Hằng quý, sau khi nộp và nhận được kết quả [hình thức nộp và nhận online qua trang mạng điện tử theo quy định của Tổng Cục Thuế] của các tờ khai phải nộp theo quy định là tờ khai thuế GTGT và tờ khai thuế TNCN [ các tờ khai khác phụ thuộc vào lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp], kế toán sẽ tiến hành in ra và lưu trữ theo trình tự từ quý 1 đến quý 4.
- Sau khi kết thúc năm, đã nộp và nhận kết quả các hồ sơ thuế theo quy định là bộ Báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và các phụ lục kèm theo, tờ khai quyết toán thuế Thu nhập cá nhân và các phụ lục kèm theo[các tờ khai khác phụ thuộc vào lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp], kế toán cũng sẽ tiến hành in và lưu trữ theo năm cùng với những hồ sơ khác cùng năm như tờ khai thuế môn bài, giấy nộp tiền thuế,…
Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ chung
Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra
Các hóa đơn sẽ được sắp xếp theo thứ tự ngày tăng dần khớp với bảng kê hóa đơn của mỗi quý. Tuy nhiên các hóa đơn sẽ có hai trường hợp
- Hóa đơn đầu vào hoặc đầu ra có giá trị < 20.000.000 VNĐ thanh toán bằng tiền mặt thì sẽ kẹp theo các chứng từ liên quan như phiếu thu, phiếu chi; các hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lý, giấy đề nghị thanh toán,… [ nếu có]; phiếu xuất kho, nhập kho;….
- Hóa đơn đầu vào hoặc đầu ra có giá trị >20.000.000 VNĐ hoặc