Biên bản kiểm nhận hàng hóa dùng để làm gì năm 2024

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa nhằm xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.

\>>>Xem thêm: Khóa học kế toán cho người quản lý

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Biên bản kiểm nghiệm

Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Ngày... tháng...năm....

Số: ……………

- Căn cứ…… số… ngày… tháng… năm… của………………………………………

Ban kiểm nghiệm gồm:

+ Ông/Bà………………… Chức vụ…………… Đại diện………… Trưởng ban

+ Ông/Bà………………… Chức vụ…………… Đại diện……………… Ủy viên

+ Ông/Bà………………… Chức vụ…………… Đại diện……………… Ủy viên

Đã kiểm nghiệm các loại:

Số TT

Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Mã số

Phương thức kiểm nghiệm

Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

Số lượng đúng quy cách, phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất

A

B

C

D

E

1

2

3

F

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: …………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………….

Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên)

Thủ kho (Ký, họ tên)

Trưởng ban (Ký, họ tên)

Download mẫu số 03 - VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa

HƯỚNG DẪN CÁCH GHI BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Góc bên trái của Biên bản kiểm nghiệm ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.

Biên bản này áp dụng cho các loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong các trường hợp:

- Nhập kho với số lượng lớn; học xuất nhập khẩu ở đâu tốt

- Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa có tính chất lý, hóa phức tạp;

- Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa quý hiếm;

Những vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quá trình nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập thì vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm.

- Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách và mã số của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa kiểm nghiệm.

- Cột D: “Phương thức kiểm nghiệm” ghi phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất.

- Cột E: Ghi rõ đơn vị tính của từng loại

- Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn hoặc phiếu giao hàng.

- Cột 2 và 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm.

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyên nhân đối với vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý.

Biên bản kiểm nghiệm lập 2 bản:

- 1 bản giao cho phòng, ban cung tiêu/hoặc người giao hàng.

- 1 bản giao cho phòng, ban kế toán.

Trường hợp vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, dụng cụ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa để giải quyết.

Trung tâm đào tạo kế toán Lê Ánh chia sẻ mẫu số 03 - VT biên bản kiểm nghiệm vật tư, dụng cụ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa được ban hành theo thông tư 133 và cách ghi chi tiết, các bạn có thể download ngay về để sử dụng và ghi theo hướng dẫn để phục vụ cho công việc của mình

Xem thêm: Phiếu xuất kho mẫu số 02 - VT

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Từ khóa liên quan: biên bản kiểm nhiệm nhận hàng hóa nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vặt tư theo thông tư 200, cách ghi biên bản kiểm nghiệm vặt tư hàng hóa, mẫu biên bản kiểm kê tài sản, mẫu kiểm kê hàng tón kho excel, mẫu biên bản xử ý hàng thiếu, mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Việc mua bán hàng hóa trên thị trường hiện nay diễn ra sôi nổi và các đơn vị cần có cách thức xác lập nó. Biên bản giao nhận hàng hóa chính là văn bản được dùng để xác lập thời điểm giao – nhận. Vậy loại biên bản này có phải mọi trường hợp đều phải lập và nội dung có những gì mời bạn theo dõi bài viết bên dưới sẽ rõ.

Lập biên bản giao nhận hàng hóa

Biên bản giao nhận hàng hóa là một loại văn bản được lập ra và ký kết của 2 bên mua bán hàng hóa tại thời điểm giao – nhận lô hàng hóa nào đó. Biên bản này có nội dung đúng như thỏa thuận của 2 bên mua – bán, 2 bên đều đồng ý hoàn toàn và chấp thuận tại thời điểm ký kết.

Trên thực tế việc giao hay nhận hàng hóa nhiều khi dễ bị lật lọng, một bên chối không nhận được hàng. Vì thế gây ra nhiều cuộc tranh cãi khó chứng minh, làm ảnh hưởng tới bên còn lại. Do vậy việc lập biên bản chứng minh rõ bằng văn bản thời điểm giao hay nhận hàng hóa có ký kết của 2 bên rõ ràng sẽ làm căn cứ xác lập hành vi cụ thể.

Về sau có bất cứ tranh cãi về công việc giao hay nhận hàng hóa có thể sử dụng biên bản này để xác thực được. Dù hàng hóa lớn hay nhỏ có biên bản cũng an tâm hơn nhiều so với việc không có bất cứ văn bản nào xác thực.

Biên bản giao hàng hóa được thực hiện khi bên bán giao hàng hóa tận nơi cho bên mua đầy đủ số lượng và đúng chất lượng cam kết ban đầu. Biên bản nhận hàng hóa là khi bên mua ký vào văn bản nhận đủ hàng hóa được giao, bán bởi bên mua với số lượng, chất lượng như thỏa thuận.

Nội dung có trong biên bản giao nhận hàng hoá

Nội dung của biên bản giao – nhận hàng hóa

Biên bản giao nhận hàng theo quy định sẽ có mẫu riêng và tùy vào tính chất mặt hàng, công việc, đặc thù từng ngành sẽ có thêm các danh mục, điều khoản khác. Về cơ bản, trong nội dung của biên bản này có những thông tin như sau:

• Tên của đơn vị bán hàng
• Ngày tháng năm cụ thể
• Bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, hotline, người đại diện – chức vụ
• Bên giao hàng: Tên công ty, địa chỉ, hotline, người đại diện – chức vụ
• Nội dung của hàng hóa mua bán, số lượng, đơn giá,….
• Ký tên xác nhận, đúng dấu.

Một số lưu ý quan trọng khi lập biên bản bàn giao hàng hóa

Trong biên bản này phải có những nội dung cụ thể và đó là dạng văn bản xác thực về mặt pháp luật khi có tranh chấp. Vì vậy bạn sử dụng loại văn bản này cần phải lưu ý một số điều bên dưới:

Các thông tin phải chính xác

Biên bản giao nhận hàng phải đủ thông tin quan trọng

Những thông tin được cung cấp trong biên bản cần phải đầy đủ và chính xác, không được ghi khống hoặc ghi sai lệch. Các thông tin quan trọng không được bỏ sát, cả thông tin liên hệ của 2 bên, địa chỉ đang làm việc.

Nếu sản phẩm hàng hóa giao nhận cần phải kê giá thành theo đơn giá cụ thể, thời gian gia nhận đã cam kết, các thông số kỹ thuật, số lượng, yêu cầu chất lượng. Còn nếu là tài sản phải ghi rõ giá trị ước tính một cách cụ thể, trách nhiệm – quyền hạn của mỗi bên.

Thực hiện đồng thời với hợp đồng giao nhận

Biên bản giao – nhận hàng hóa được soạn thảo và thực hiện đồng thời với cam kết trong hợp đồng xác lập. Biên bản này thực hiện đồng thời với các hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán, hợp đồng vận chuyển.

Điều này xác nhận việc nắm bắt tình hình cụ thể khi giao dịch hàng hóa giữa các bên, tránh các sai sót hoặc chậm trễ dẫn tới tranh cãi không đáng có. Chẳng hạn như mua bán tiến hành vào giữa tháng tới cuối tháng mới làm biên bản giao nhận, tính chuẩn xác, tin cậy không được đảm bảo.

Phải có chữ tươi

Chữ tươi ở đây có nghĩa là dấu hiệu biểu tượng thể hiện sự đồng thuận của 2 bên giao dịch giao – nhận hàng hóa. Mỗi biên bản ở phía cuối sẽ cần phải có chữ ký tươi của cả 2 bên đầy đủ. Nếu biên bản không có chữ ký và không đóng dấu hợp lệ không có chứng thực về mặt pháp lý.

Có chữ ký tươi của cả 2 bên

Làm thành 2 bản

Biên bản giao – nhận hàng hóa phải được lập thành 2 bản, mỗi bên tham gia sẽ được giao cho giữ 1 bản. Đây chính là giấy tờ pháp lý cho mỗi bên để không may xảy ra trường hợp có tranh cãi để sử dụng để chứng minh.

Mỗi biên nhận cần được bảo quản một cách cẩn thận, giữ cho nguyên vẹn hình thức và các nội dung bên trong. Không được thay thế bất cứ trang nào trong biên bản, có đóng dấu liền các trang với nhau.

Qua thông tin cung cấp trên bài viết bởi Nhân Lực Phát Đạt, bạn đã hiểu rõ hơn về biên bản giao nhận hàng hoá là gì rồi phải không. Bạn có thể tham khảo cụ thể mẫu biên bản để làm nội dung thỏa thuận, xác lập căn cứ thực hiện hành vi cho chính xác.