Làm thế nào để xây dựng được niềm tin với khách hàng trong kinh doanh trực tuyến của bạn?
Trong một thời đại mà người tiêu dùng đang ngày càng cảnh giác cao độ với những dịch vụ kém chất lượng. Và có sự lựa chọn thông minh tinh tế hơn rất nhiều. Chìa khóa mở cửa cho câu trả lời chính là hãy lập địa chỉa email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bạn. Đó là điều tối thiểu bạn có thể làm để gia tăng cho uy tín cho doanh nghiệp của bạn.
Vậy các thành phần khi lập địa chỉ email kinh doanh chuyên nghiệp tốt là gì?. Chúng tôi sẽ chia sẻ 3 quy tắc đơn giản để tạo ra một địa chỉ email chuyên nghiệp trong bài viết này:
Quy tắc 1: Luôn luôn sử dụng tên miền riêng của bạn khi lập địa chỉ email
Để lại một ấn tượng tốt với địa chỉ email của bạn. Điều đầu tiên bạn cần làm là mua tên miền riêng cho doanh nghiệp bạn.
- Ví dụ sử dụng: bạn@tên miền_của bạn . Thay vì tên_bạ. [ thay vì tua]
Lợi ích của việc sử dụng tên miền riêng:
- Dễ dàng và linh hoạt khi sử dụng trên Outtlook, Outlook Express hay chỉ với một trình duyệt Web.
- Tùy chỉnh thay đổi, thêm, xóa,thay đổi password các email doanh nghiệp khi có sự thay đổi nhân sự trong công ty.
- Những tính năng hữu ích như chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email lạ, chống spam…cho email công ty sẽ giúp cho bạn thoải mái trong khi sử dụng.
- Chỉ cần tích hợp webmail có thể truy cập email bất cứ nơi nào chỉ cần có trình duyệt web trên máy tính xách tay. Hay điện thoại di động của bạn.
- Chủ động kiểm soát nội dung email gửi đi. Và nhận về của nhân viên đáp ứng nhu cầu bảo mật thông tin nội bộ cho doanh nghiệp
Quy tắc 2: Sử dụng một hình thức tiêu chuẩn của email: Tránh nickname và số
Ngoài tên miền của bạn. Một thành phần quan trọng trong cách lập địa chỉ email của bạn là tên người dùng của bạn.
- Ví dụ: tên bạn là Tuấn thì email của bạn sẽ là :.
Rõ ràng là một tên người dùng đơn giản như Tuan sẽ trông chuyên nghiệp hơn Coolboy477 hoặc BadGirl789. Tuy nhiên, câu hỏi được đặt ra là làm sao để tạo sự khác biệt cho tên của bạn khi có hàng ngàn người trùng tên với bạn. Câu trả lời rất đơn giản, cho dù bạn muốn sử dụng tên đầy đủ của bạn. Hay tên đầu tiên thì một sự kết hợp của tên và chữ cái đầu cũng tạo ra được sự khác nhau hoàn toàn. Vì mỗi một hình thức của người sử dụng email sẽ có những kịch bản khác nhau:
- Ví dụ: tên bạn là Nguyễn Minh Tuấn
- Chỉ tên –
- Tên và chữ cái viết tắt đầu của tên –
- Họ và tên [đầu tiên và cuối cùng] –
- Một tên chung – hoặc
Hãy nhớ rằng, địa chỉ email của bạn chỉ là một nửa công việc. Khi bạn tạo một email chuyên nghiệp, bạn có thể chọn tên đầy đủ họ và tên xuất hiện bên cạnh trong bài biết của bạn:
Quy tắc 3: Tạo địa chỉ đặc biệt để hiển thị trên trang web của bạn
- Những địa chỉ email để sử dụng phù hợp với khách hàng thường khác với địa chỉ mà bạn đăng trên trang web. Trừ khi bạn là người quản lý duy nhất và sử dụng địa chỉ cá nhân để “Liên hệ” . Tuy nhiên nó sẽ có vẻ không chuyên nghiệp. Và khiến khách hàng không mấy ấn tượng về doanh nghiệp nhỏ của bạn.
- Việc lập địa chỉ email chung, như , có vẻ như mang sức thuyết phục hơn. Cũng như thuận tiện để bạn chuyển tiếp thư-outs vào tài khoản của các thành viên trọng từng bộ phận nhất định. Vì vậy một email cho khu vực bán hàng có thể được chuyển tiếp đến email cá nhân của bạn và quản lý bán hàng của bạn. Một email marketing có thể được chuyển tiếp đến bạn và quản lý phương tiện truyền thông xã hội của bạn, vv…
- Nếu như trước đây việc lập địa chỉ email chuyên nghiệp là một cách để tách mình ra khỏi đám đông. Nó cho thấy cam kết của bạn và mang lại ấn tượng của một doanh nghiệp có trình độ và quy định. Thì ngày nay, lợi ích mà nó mang lại còn nhiều hơn nữa. Kể từ khi các doanh nghiệp tham gia vào thế giới web với tần xuất chóng mặt. Thì một địa chỉ e-mail chuyên nghiệp là bước đầu tiên để chứng minh rằng bạn không là một doanh nghiệp đáng tin cậy và có sự đầu tư.
Khi bạn đã sẵn sàng để bắt đầu. Hãy chắc chắn kiểm tra nhà cung cấp Web Hosting. Nơi bạn có thể nhận được email, web hosting và tên miền.
Vì email mất tới 28% thời gian của chuyên gia trung bình, mọi người thường bỏ qua nghi thức email nhân danh năng suất. Tuy nhiên, có một bộ quy tắc và mẹo để tuân theo email kinh doanh cho dù bạn có bận rộn đến đâu. Trên thực tế, nghi thức email thích hợp sẽ không chỉ cho phép bạn duy trì tính chuyên nghiệp, nhưng nó cũng có thể làm cho giao tiếp của bạn hiệu quả hơn và giúp doanh nghiệp tránh những sai lầm tốn kém.
Vào thời điểm bạn đã đọc bài đăng trên blog này, bạn sẽ biết mọi thứ bạn cần biết về nghi thức email có thể vượt qua việc học của bạn với đồng nghiệp của bạn.
P.S.
Nếu bạn cần trợ giúp với nghi thức email phù hợp, bạn có thể sử dụng Flowrite để cải thiện kỹ năng viết email của mình qua đêm. Đó là một công cụ viết được hỗ trợ bởi AI, theo nghĩa đen là viết email của bạn cho bạn, đảm bảo bạn đạt được giai điệu, định dạng và nghi thức phù hợp. Đây là cách nó hoạt động:
Nghi thức email là gì?
Nghi thức email có nghĩa là các nguyên tắc hướng dẫn hành vi của chúng tôi khi gửi và nhận email. Quy tắc ứng xử này bao gồm các hướng dẫn liên quan đến ngôn ngữ, chính tả, ngữ pháp và cách cư xử phù hợp. Các nghi thức thích hợp phụ thuộc vào người bạn đang gửi email. Tại nơi làm việc, nó luôn an toàn hơn khi sai ở phía chính thức của các quy ước này.
Tại sao nghi thức email lại quan trọng?
Tuân thủ nghi thức email sẽ giúp bạn thiết lập tính chuyên nghiệp, xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ hơn tại nơi làm việc và đại diện tốt cho chủ nhân của bạn. Nó cũng sẽ làm cho thông tin liên lạc hiệu quả hơn và ngăn bạn và doanh nghiệp gặp rắc rối. Làm quen với nghi thức email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giao tiếp tôn trọng với người khác và thành công trong sự nghiệp của bạn.
1. Viết một dòng chủ đề rõ ràng
Vì nhiều người trong chúng ta liên tục bị chôn vùi trong các hộp thư đến của mình, dòng chủ đề có thể có tác động đáng kể đến việc email của bạn có được mở hay không.
Để tuân thủ email nghi thức cho một dòng chủ đề rõ ràng và ngắn mô tả những gì email của bạn về một vài từ hoặc một câu ngắn gọn. Sử dụng các định danh như "đề xuất" và "ứng dụng" ngay lập tức cho người nhận nói rõ những gì mong đợi từ email của bạn. Các dòng chủ đề cung cấp tiện ích có nhiều khả năng được đọc, vì vậy hãy giữ nó thực tế.
Dù bạn làm gì, không bao giờ gửi email mà không có dòng chủ đề. Đó là một vi phạm rõ ràng về nghi thức email thích hợp. Nhìn thấy "không có chủ đề" gần như đảm bảo rằng người nhận sẽ di chuyển thông điệp của bạn thẳng vào thùng rác vì nó có vẻ đáng ngờ.
2. Bắt đầu với một lời chào chuyên nghiệp
Cách tốt nhất để chào đón một người trong email luôn phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với họ và vấn đề. Cách thích hợp để bắt đầu một email chuyên nghiệp thay đổi từ chính thức đến bình thường, nhưng bạn không bao giờ nên bắt gặp không chính thức. & NBSP;
Một số lời chào phổ biến nhất bao gồm:
- Kính gửi cô/mrs./mr. Thì
- Xin chào ,
- Xin chào ,
Danh sách các lời chào không chính thức được coi là nghi thức email xấu từ "Heya" và "yo" đến chỉ tên của người nhận - & nbsp; và tin tưởng chúng tôi, bạn không muốn mắc lỗi nghi thức email này.
3. Đừng quên giới thiệu bản thân
Bạn không bao giờ cho rằng người nhận biết bạn là ai. Đặc biệt nếu bạn liên hệ với người mà bạn không biết lần đầu tiên, đó là một phần của nghi thức email để bắt đầu cơ thể email của bạn với phần giới thiệu ngắn gọn & nbsp; - & nbsp; một dòng ngắn hoặc hai thông tin liên quan sẽ làm. Nếu bạn biết người nhận nhưng bạn không hoàn toàn chắc chắn liệu tên của bạn có chuông cho họ hay không, hãy tìm cách đề cập đến lần cuối cùng bạn nói chuyện hoặc nhắc nhở họ cách bạn biết nhau.
4. Giữ nó ngắn & nbsp;
Là một nhân viên văn phòng trung bình nhận được hơn 100 email mỗi ngày, không ai có thời gian để đọc các tin nhắn dài.
Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là làm cho người nhận lướt qua toàn bộ email để tìm hiểu tin nhắn của bạn là gì. Thay vào đó, bạn nên nói thẳng về mục đích của email bằng cách nêu nó ngay từ đầu. Làm cho quan điểm của bạn nhanh chóng, không bị xáo trộn và sử dụng các câu ngắn đọc tốt. Lý tưởng nhất, email của bạn chỉ có một mục tiêu, nhưng nếu bạn cần bao gồm các chủ đề khác nhau, hãy xem xét việc ngưng tụ chúng vào các điểm đạn. & NBSP;
Khi bạn nghĩ rằng bạn đã hoàn thành, hãy dành thời gian để chỉnh sửa thông điệp của mình để đảm bảo rõ ràng và xóa tất cả các từ không cần thiết. Nếu bạn vẫn nghĩ rằng nó quá dài, hãy xem xét nếu có một kênh tốt hơn email để liên lạc về chủ đề này.
5. Không có sự hài hước
Không có giai điệu và biểu hiện phù hợp để đi cùng họ, ngay cả những cú đấm vui nhộn nhất cũng có thể cách xa mục tiêu của họ.
Đó là lý do tại sao sự hài hước thường bị lạc trong bản dịch trong một email. Sarcasm đặc biệt nguy hiểm trong định dạng bằng văn bản, vì người đọc có thể giải thích theo nghĩa đen bạn có nghĩa là điều ngược lại mà bạn vừa nói. Trừ khi bạn thực sự chặt chẽ với người nhận, bạn nên né tránh việc đùa giỡn trong một email chuyên nghiệp.
Nó thậm chí không phải là về nguy cơ bị hiểu lầm - những gì bạn thấy buồn cười không nhất thiết phải buồn cười với người nhận.
6. Cấu trúc email đúng cách
Một email chuyên nghiệp nên bao gồm một dòng chủ đề, lời chào, cơ thể, đăng xuất và chữ ký. Phố tránh xa cấu trúc này có thể được coi là vi phạm nghi thức email. Bạn nên luôn luôn tách các phần này với các đoạn vỡ đoạn văn để làm cho thông điệp của bạn dễ tiêu hóa.
Nhằm mục đích cung cấp thông điệp của bạn để thân email không còn hơn ba đoạn. Khi mọi người có xu hướng "quét" các email tìm kiếm một cái gì đó thú vị để đi sâu thay vì đọc chúng từng từ, hãy bắt đầu từng đoạn bằng cách làm nổi bật điều quan trọng nhất. Cũng nhớ để để lại một ranh giới trống giữa các đoạn văn để cải thiện khả năng đọc.
Trong trường hợp bạn cảm thấy rủi ro quá tải thông tin, hãy xem xét sử dụng Bullet Point hoặc danh sách được đánh số để mang lại nhiều cấu trúc hơn cho bài viết của bạn, hãy chia tay các phần wordy. Nếu bạn sử dụng Bold để làm nổi bật những gì quan trọng nhất, đừng bao giờ sử dụng nó cho nhiều từ hoặc cụm từ cho mỗi email.
7. Sử dụng trường hợp câu
Sử dụng một trường hợp câu có nghĩa là viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên trong một câu và bất kỳ danh từ thích hợp nào.
Chào Pete,
Thật tuyệt khi nói chuyện với bạn. Tôi mong được tìm hiểu thêm về kế hoạch giá của Corpod sớm.
Sử dụng các chữ cái viết hoa theo cách thông thường là một phần của nghi thức email kinh doanh, vì vậy bạn không nên từ bỏ nó. Hãy nhớ rằng viết trong tất cả các mũ tại nơi làm việc cũng được coi là một pas giả.
8. Xem giai điệu của bạn
Nó không chỉ là những gì bạn nói mà là cách bạn nói nó.
Hãy cố ý với các lựa chọn từ của bạn và luôn xem xét cách người nhận có thể giải thích chúng. Vì bạn không thể dựa vào biểu cảm khuôn mặt và ngữ điệu để gửi thông điệp, hãy nỗ lực thêm để đi qua là tích cực. & NBSP;
Ngoài việc kiềm chế sự hài hước, đừng sử dụng các từ và tính từ tiêu cực có thể khiến bạn có vẻ xúc động hơn thực tế.
💡
Flowrite có thể giúp bạn gửi thông điệp theo cách bạn dự định-chọn giai điệu cho email của bạn và để công cụ viết do AI của chúng tôi chăm sóc phần còn lại.
9. Viết như không có gì là bí mật
Tránh xa thảo luận về các chủ đề nhạy cảm hoặc thông tin bí mật qua email vì chúng có thể đi vào tay sai dễ dàng. Bất kể người nhận là ai, bạn không nên tin rằng họ là người duy nhất sẽ xem email của bạn là rò rỉ có thể chỉ là vấn đề về phía trước hoặc CC. Luôn luôn tốt hơn để an toàn hơn xin lỗi, vì vậy một hướng dẫn tốt cho nghi thức email kinh doanh không phải là viết email mà bạn sẽ không muốn cả thế giới đọc. & NBSP;
10. Dành cho các dấu chấm than !!!
Bạn chắc chắn không hét lên điều đó thường xuyên ở nơi làm việc, phải không? Đó là lý do tại sao bạn nên chú ý khi sử dụng các dấu chấm than trong email kinh doanh. Lý do thực sự duy nhất để sử dụng một là để thể hiện sự phấn khích - và điều đó không bao giờ đòi hỏi nhiều hơn một dấu chấm than. Sử dụng nhiều hơn một cho mỗi email có thể khiến bạn xuất hiện không chuyên nghiệp, thậm chí không đề cập đến việc kết thúc một câu với một số trong số chúng.
11. Nhận thức được sự khác biệt về văn hóa
Thông tin sai lệch có thể dễ dàng xảy ra do sự khác biệt về văn hóa.
Rủi ro thậm chí còn lớn hơn trong các từ được viết vì không có ngôn ngữ cơ thể nào đi kèm với thông điệp. Đó là lý do tại sao bạn nên cố gắng làm quen với văn hóa của người nhận khi bạn gửi email cho ai đó ở nước ngoài. Đáp thích sở thích của họ sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hơn với họ.
Ở một số quốc gia, nó được ưu tiên đi thẳng vào vấn đề. Ngược lại, ở những người khác, thông thường để làm quen với cộng tác viên kinh doanh mới trước tiên. Bạn có thể bắt đầu thành thạo các sắc thái của nghi thức email kinh doanh này bằng cách đọc bài viết này & nbsp; bài viết của BBC.
12. Không sử dụng biểu tượng cảm xúc
Mặc dù biểu tượng cảm xúc đóng một vai trò lớn trong giao tiếp hàng ngày của chúng tôi khi nói đến tin nhắn tức thời, nhưng chúng không thuộc về email chuyên nghiệp. Tại sao bạn có thể yêu cầu? Trừ khi người nhận đã sử dụng biểu tượng cảm xúc trong khi gửi email cho bạn trước đây, bạn nên tránh xa họ
13. Rút ngắn các URL
Dán các URL dài vào email của bạn là một cách chắc chắn để làm cho nó trông lộn xộn. Ngoài việc làm cho thông điệp của bạn khó đọc hơn, họ còn có bất động sản có giá trị. Những gì bạn nên làm là sử dụng một bộ rút ngắn URL như bit.ly hoặc chèn một siêu liên kết thay thế.
14. Bám sát phông chữ tiêu chuẩn & nbsp;
Bạn luôn muốn email của mình dễ đọc, phải không? Tất cả bắt đầu với một phông chữ sạch sẽ. Như một quy tắc chính, hãy sử dụng phông chữ tiêu chuẩn của ứng dụng email của bạn. & NBSP;
Một số phông chữ tốt nhất cho email bao gồm:
- Arial
- Helvetica
- Calibri
- Courier
- Times New Roman
Khi nói đến màu sắc của phông chữ, màu đen là lựa chọn duy nhất. Kích thước phù hợp là 10 điểm hoặc 12 điểm, tùy thuộc vào độ dài của email của bạn. Trong trường hợp bạn sao chép và dán văn bản vào email của bạn, hãy nhớ xóa định dạng hoặc nó có thể xuất hiện khác với phần còn lại của tin nhắn.
15. Sử dụng đăng xuất chuyên nghiệp
Cách tốt nhất để đăng xuất một email luôn phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận và mục đích của email của bạn. Bạn nên phù hợp với việc đăng xuất với lời chào và phần còn lại của tin nhắn của bạn để duy trì giai điệu nhất quán. Bạn muốn luôn luôn lịch sự, nhưng bạn có muốn viết một email chính thức hoặc trở nên thân thiện không?The best way to sign off an email always depends on your relationship with the recipient and your email's purpose. You should match the sign-off with the greeting and the rest of your message to maintain a consistent tone. You want always to be polite, but do you want to write a formal email or come off as friendly?
Một số đóng cửa email chuyên nghiệp phổ biến nhất bao gồm:
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Regards,
- Best,
- Cảm ơn bạn,
Điều quan trọng là phải có sự đăng xuất đúng. Đó là điều cuối cùng mà người nhận đọc và có thể để lại ấn tượng lâu dài tương tự như kết luận của một cuộc họp hoặc kết thúc cuộc gọi điện thoại. & NBSP;
16. Bao gồm một chữ ký
Ít hơn là nhiều hơn khi nói đến chữ ký email. & NBSP;
Chữ ký chuyên nghiệp bao gồm tên đầy đủ, tiêu đề, tên công ty, trang web của công ty và số điện thoại để liên hệ với bạn. Bạn có thể xem xét ném vào công ty LinkedIn và địa chỉ đường phố nếu những người đó đóng vai trò trong doanh nghiệp của bạn. Logo của công ty hoặc hình ảnh của bạn cũng vượt qua nghi thức email kinh doanh. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng thiết kế là đáp ứng.
Bao gồm một chữ ký tự động ở cuối mỗi email - việc xóa nó khỏi tin nhắn dễ dàng hơn là thêm nó theo cách thủ công.
17. Luôn kiểm tra lại tên của người nhận
Không có gì tạo ấn tượng đầu tiên như viết sai tên của một người - hoặc giải quyết chúng bằng tên hoàn toàn.
Nó thực sự sẽ mất vài giây, và bạn không có lý do gì để hiểu sai. Ngoài việc tránh các lỗi bất cẩn này, hãy đảm bảo không rút ngắn tên trừ khi bạn chắc chắn rằng Robert từ bộ phận pháp lý thực sự thích đi theo "Rob". & NBSP;
Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào về chủ đề này, hãy xem cách họ đã đăng nhập các email trước đó cho bạn, hãy kiểm tra hồ sơ LinkedIn của họ hoặc các kênh liên lạc nội bộ của họ.
Không có lý do gì - lấy sai tên người nhận email là một trong những sai lầm về nghi thức email tồi tệ nhất [đặc biệt là khi gửi email cho một giáo sư].
18. Không bao giờ gửi email mà không cần đọc lại nó
Mẹo nghi thức email này không thể bị nhấn mạnh vì lỗi chính tả và các lỗi ngữ pháp chắc chắn sẽ phản ánh kém về bạn. Sau khi bạn viết xong, hãy đi qua cơ thể email và dòng chủ đề ít nhất hai lần để nắm bắt bất kỳ sai lầm nào. Bạn cũng có thể thử đọc to email của mình để nhận thấy những sai lầm mà mắt bạn không bắt được.
19. Hãy chú ý với các tệp đính kèm
Một trong những quy tắc nghi thức email quan trọng nhất liên quan đến tệp đính kèm là bạn không nên đính kèm các tệp lớn vào email của mình. Cách tốt nhất để gửi, ví dụ, bản trình bày hoặc video là tải tệp lên dịch vụ đám mây như Google Drive hoặc Dropbox và cung cấp cho người nhận một liên kết cho phép họ truy cập nó.
Nếu điều đó là không thể, hãy đảm bảo nén tệp trước khi gắn nó để nó sẽ mất ít khoảng trống hơn trong hộp thư đến của họ. Cũng nên nhớ đề cập đến tệp đính kèm trong thân email của bạn để đảm bảo rằng người nhận thông báo cho nó.
20. BCC một cách thích hợp
BCC là viết tắt của bản sao carbon mù và nó cho phép bạn che giấu người hoặc người nhập vào trường BCC từ những người nhận khác.
Sử dụng BCC là nghi thức email tốt khi bạn gửi email cho một số người không biết nhau vì nó cho phép bạn bảo vệ quyền riêng tư của họ. Nó cũng được sử dụng để loại bỏ ai đó một cách lịch sự khỏi một chủ đề, ví dụ, sau khi họ đã giới thiệu bạn với người khác qua email. Nó cũng có thể có ích khi bạn cần xác nhận với ai đó rằng bạn đã gửi một email quan trọng mà không cần đưa người vào chủ đề sau.
Bản sao carbon mù cũng có thể bị lạm dụng, và sử dụng nó vì những lý do sai lầm được coi là cách thức lừa đảo và xấu.
21. Đưa ra phản hồi kịp thời
Email có thể là một thời gian rất lớn cho bất kỳ chuyên gia nào, nhưng trả lời email của bạn ngay lập tức giúp giữ cho công việc của mọi người đúng tiến độ. & NBSP;
Cửa sổ phản hồi thích hợp phụ thuộc vào người gửi và chủ đề. Theo nguyên tắc thông thường, bạn nên trả lời đồng đội trong cùng một ngày, các đồng nghiệp khác trong vòng 24 giờ và đối với những người bên ngoài tổ chức của bạn vào cuối tuần làm việc trừ khi nó khẩn cấp.
Đặc biệt nếu bạn làm việc trong vai trò đối mặt với khách hàng, bạn nên biết rằng thời gian phản hồi dài của bạn có thể gửi một thông điệp không chủ ý là gần như & nbsp; một phần ba số người mong đợi các doanh nghiệp trả lời email trong một giờ hoặc ít hơn. & NBSP;
22. Chỉ sử dụng "trả lời tất cả" khi cần thiết
As & nbsp; Một nhân viên văn phòng trung bình nhận được khoảng 121 email mỗi ngày và nbsp; bạn không muốn làm phiền mọi người với bất cứ điều gì không cần thiết. Vì vậy, lần tới khi bạn sắp nhấn "Trả lời tất cả" dừng lại để xem xét liệu mọi người trong chuỗi email có cần nhận được câu trả lời của bạn hay không. Nếu câu trả lời là không, hãy sử dụng "Trả lời" và lưu thương vong từ một thông báo mất tập trung khác. & NBSP;
23. Trả lời tất cả các email của bạn
Mặc dù hộp thư đến và lịch trình bận rộn, đó là nghi thức email tốt để trả lời mọi email được gửi đến bạn. Bỏ qua một email từ ai đó trong tổ chức hoặc cộng tác viên kinh doanh của bạn là thô lỗ và có thể sẽ có hậu quả. Nếu ai đó gửi email cho bạn, hãy dành một giây để đưa ra câu trả lời cho họ ngay cả khi đó sẽ là một "không" lịch sự, & nbsp; vì nó sẽ để lại ấn tượng tốt. Nếu bạn không có khả năng sẽ khiến bạn nhận được một loạt các email tiếp theo. Nếu họ không đủ quan tâm để làm bài tập về nhà, đừng cảm thấy bắt buộc phải trả lời. & Nbsp;
24. Suy nghĩ hai lần trước khi chuyển tiếp
Hãy nhớ những gì chúng tôi đã viết trước đó về các chủ đề nhạy cảm và thông tin bí mật khi nói đến nghi thức email? Bạn nên luôn luôn xem xét nếu email có nghĩa là được chuyển tiếp và tiến hành thận trọng. Ngoài ra, hãy xem xét nếu tin nhắn thực sự tạo ra bất kỳ giá trị nào cho người nhận. Khi bạn quyết định chuyển tiếp một email, điều quan trọng là phải tóm tắt những gì đã được thảo luận và cho người nhận biết những gì cần thiết từ họ. Bạn cũng nên chỉnh sửa bất cứ điều gì không cần thiết ra khỏi email, chẳng hạn như các dấu hiệu chuyển tiếp, địa chỉ email khác, & nbsp; dòng chủ đề và bình luận trước đó.
25. Hãy nhớ đặt câu trả lời ngoài văn phòng
Nếu bạn không có sẵn để trả lời email của mình trong thời gian dài, bạn nên thiết lập một thông báo ngoài văn phòng tự động cho mọi người biết bạn không thể trả lời chúng. Các tình huống điển hình bao gồm ngày lễ và hội nghị. Điều quan trọng là bao gồm một ngày cụ thể khi bạn sẽ quay lại để họ có thể tiến hành phù hợp. Bạn cũng nên cung cấp thông tin liên lạc của một người mà người gửi có thể tiếp cận nếu vấn đề của họ là khẩn cấp. Đó là cách thực hành tốt nhất để bao gồm "Off Office" hoặc "Định danh trong dòng chủ đề cùng với ngày trở lại của bạn.
Ra khỏi văn phòng cho đến ngày 30 tháng 3
Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email cho bạn.
Tôi sẽ ra khỏi văn phòng ngày 23-30 tháng 3. Đối với các vấn đề khẩn cấp, bạn có thể liên hệ với đồng nghiệp Kim Williams của tôi tại. Nếu không, tôi sẽ trả lời email của bạn càng sớm càng tốt sau khi tôi trở lại.
Trân trọng, Pete
Pete
Chúng tôi hy vọng bạn tìm thấy bài đăng trên blog này trên email nghi thức hữu ích. Chúng tôi chân thành tin rằng bằng cách biết các quy tắc quan trọng nhất là nghi thức email kinh doanh mà mọi chuyên gia đều có thể làm cho thông tin liên lạc tại nơi làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn nghĩ rằng chúng tôi đã bỏ lỡ một mẹo quan trọng, xin vui lòng cho chúng tôi biết!